Avoir un système de paie efficace est essentielle pour assurer que les employés sont payés sur une base opportune et précise. Pour ce faire, les entreprises achètent souvent des logiciels qui traite la masse salariale à travers un système informatisé. Toutefois, il est possible d'éviter cette dépense. De nombreuses organisations utilisent avec succès un système de paie manuel. Cependant, cette approche nécessite méticuleuse set-up afin de fonctionner correctement. Voici quelques lignes directrices pour assurer ce qui se passe.
Établir un système de carte de pointage où les employés remplissent une feuille de temps ou utiliser un horodateur. Utilisez des feuilles de temps qui contiennent des fentes en carnet pour temps régulier, vacances, personnelle et / ou malades. Créer un système de classement distinct pour toutes les feuilles de temps soumises. Si vous avez des employés salariés, créer un journal avec le montant du salaire de chaque employé devrait être rémunéré à chaque période de paie. Gardez des fichiers séparés pour les employés horaires et salariés.
Générer un dossier pour changement formulaires soumis chaque date de paiement. Cela inclut l'adresse et les changements fiscaux, les ajustements payer, les avantages sociaux et les changements de déduction, tels que 401k, allocation médicale, dentaire, la voiture, les saisies-arrêts, le soutien des enfants et des plans de la cafétéria. En outre, créer un journal de paie pour chaque employé. Décrivez toutes les périodes de paie pour l'année et tous les salaires, déductions et prestations qui seront effectuées sur chaque période de paie.
Accumulez des chèques en blanc à imprimer les chèques de paie. Une machine à écrire peut être utilisé pour entrer manuellement les informations sur chaque chèque de paie. Veiller à ce que la machine à écrire a suffisamment d'encre afin chèques seront lisibles et apparaîtra professionnel. Aussi, essayez d'investir dans une machine à écrire avec une fonction d'effacement pour éviter de retaper et de réimpression des contrôles. Un bon photocopieur sera également se révéler utile, de sorte que vous pouvez faire des copies de chaque chèque imprimé.
Mettre en place un système d'enregistrement de l'impôt. Au cours de la période de paye, vous aurez à calculer manuellement les taxes dues à chaque employé et à l'employeur. Avoir un journal distinct pour les impôts déduits pour chaque individu et les impôts totaux de l'employeur pour chaque période de paie. À la fin de chaque trimestre et de l'année, vous aurez besoin de cette information pour équilibrer vos 941s (trimestriels) et W2s (annuelle), pour être sûr de tenir des registres précis.
Générer des registres de paie afin de coïncider avec les chèques de paie distribuées. Registres doivent indiquer le type d'heures payées et tous les montants de déduction et d'avantages sociaux. Créer revues à enregistrer toutes les opérations de paie, y compris tous les chèques encaissés et ceux qui sont encore en suspens. Vous aurez besoin de ces derniers pour les rapprochements bancaires afin d'assurer que les montants encaissés et tous les montants impayés correspondent à vos montants de dépôt (taxes incluses).