La paie des petites entreprises est un domaine hautement réglementé impliquant tout de renseignements personnels des employés aux exigences légales gouvernementales fédérales. Ceci est un secteur d'activité qui, si ne pas fait correctement, peut tirer des conséquences sévères. Mettre en œuvre le meilleur logiciel de comptabilité de la paie pour votre type d'entreprise, ayant une séquence de traitement ensemble de la masse salariale et à comprendre les règles de paie de l'impôt et des règlements qui existent --- tous se combinent pour assurer son succès dans le traitement de cette zone correctement et efficacement. Rapidité et l'adhésion aux détails sont impératives.
Déterminer période de paie. Est votre paie traitée quotidienne, hebdomadaire, bimensuel ou mensuel? Élaborer un calendrier mensuel et respectez-le. Distribuer un calendrier à la fois la période de paie date de fin (de date à laquelle les employés doivent avoir des cartes de temps en) et la date payer est indiquée.
Développer les fiches de paie internes telles que les demandes de congés de maladie, des demandes de congés et les congés des demandes d'absence. Commander des formulaires et des publications de l'IRS. Formulaires relatifs à la paie essentiels à l'ordre de l'IRS comprennent E circulaire, une publication qui contient tout ce dont le propriétaire de petite entreprise a besoin de savoir sur la paie et les impôts impliqués, W-9 pour des montants de retenues à la source des employés, 941 (déclaration fiscale trimestrielle) et 940 ( déclaration d'impôt annuelle).
Logiciel de comptabilité d'achat de paie spécifique à votre type de business- par exemple: orientée services, la fabrication, la vente au détail, de l'hôtellerie ou médical. Chaque programme aura facettes orientées vers votre domaine de spécialité dans un effort pour rendre le processus de paie fonctionnent aussi efficacement que possible.
Ouvrez un compte bancaire de la paie. Avoir un compte bancaire spécifiquement pour la paie aidera à la tenue de dossiers en séparant les opérations financières de l'entreprise à partir de la masse salariale. Il peut également être utilisé pour suivre les charges sociales. Également mis en place le dépôt électronique pour les impôts sur les salaires maintenant.
Vérifications de l'ordre de paie avec le nom et l'adresse de votre entreprise sur eux, une fois que vous ouvrez votre compte bancaire de la paie. Cela peut être fait par votre institution financière ou d'une source extérieure. Soyez certain que les vérifications sont conformes à votre logiciel de comptabilité.
Donnez à chaque nouvel employé un formulaire W-9, déterminer leur taux de rémunération et les informer sur la façon de soumettre leurs heures pour la paie. Est-ce par carte de temps ou de la feuille de temps? Souligner l'importance de la transmission des informations sur le calendrier à la personne de la paie.
les données des employés d'entrée. Une fois que vous avez reçu tous les arguments de la paie des employés, commencer à entrer les heures, les congés de maladie, congés payés et impayés, déduction tels que le soutien des enfants et les saisies dans le logiciel de comptabilité de la paie. Il y aura un rapport de la masse salariale qui résume les informations. Double-vérifier ces chiffres pour vérifier l'exactitude des données que vous avez entrées.
Déterminer les charges sociales. Une fois toutes vos données de la paie de l'employé est entré, les impôts sur les salaires seront calculés. Votre logiciel de paie de la comptabilité sera calculer ce montant, y compris la quote-part correspondante de l'employeur pour FICA. Vérifiez ces chiffres en lisant votre circulaire E et le calcul du montant manuellement.
Imprimer et distribuer les chèques de paie. Impression de vos chèques de paie implique aussi l'étape de poster des transactions pour les comptes de paie. Vérifier l'information a posté correctement. Distribuez les contrôles lorsque vous êtes prêt.
Proposez des charges sociales. Pour éviter les pénalités et les intérêts potentiel, il est conseillé de soumettre par voie électronique les charges sociales à l'IRS à la fin du traitement de la paie. Vérifiez auprès de vos gouvernements étatiques et locales pour leurs exigences de soumission.