Employer un personnel compétent de la paie. Si le personnel de la paie n'a pas connaissance (ou limitée) des salaires et de déduction, les calculs et les charges sociales, ils vont faire des erreurs coûteuses. Les charges sociales doivent être déclarés et payés au gouvernement dans un Manner temps opportun si non, l'employeur est passible d'amendes. Par conséquent, si vous recrutez un nouveau professionnel de la paie, de vérifier ses références avec soin et veiller à ce qu'il ou elle a exécuté les tâches dont vous avez besoin. Sinon, et si vous êtes prêt à former quelqu'un, veiller à ce qu'il ou elle a une bonne mathématique, la résolution de problèmes et les compétences organisationnelles et reçoit une formation d'une personne compétente.
Vérifiez que le personnel de la paie sait comment communiquer efficacement avec les employés. Lorsque des erreurs se produisent sur les salaires et les employés deviennent bouleversé, le personnel de la paie doit les traiter avec diplomatie. Raccrocher le téléphone ou crier à un employé en colère compréhensible est inacceptable. La personne de la paie doit être empathique et levelheaded - et devrait être qualifié suffisant pour répondre avec précision aux demandes de renseignements généraux de paie des employés.
Offrir de la formation de la masse salariale pour le personnel de la paie. Cela peut inclure des séminaires sur le logiciel utilisés pour traiter la paie ou sur les nouvelles procédures de paie mis en œuvre. Concevoir un système de formation qui fournit de la documentation écrite afin que le personnel de la paie peut s'y référer au besoin. Soyez ouvert à la formation de répétition si une session ne suffit pas.
Rationaliser le service de la paie (même si elle est composée d'une seule personne) de sorte qu'il est séparé des autres départements au sein de la société. Par exemple, votre personne de paie ne doit pas être assis dans la cabine à côté d'un adjoint administratif. Paie exige la confidentialité, qui peut être facilement compromise si d'autres sont à portée de voix.
Assurez-vous que lorsque certaines erreurs de paie se produisent, vous avez un système qui peut fournir des solutions immédiates. Par exemple, si un employé est court une quantité importante d'heures sur ses paycheck- avoir un système de contrôle manuel si un chèque peut être délivré à son immédiatement si l'employé ne peut pas attendre jusqu'à la prochaine date de paiement.
Pensez à offrir le dépôt direct. Beaucoup d'employés préfèrent ne pas avoir à aller à la banque pour encaisser leurs chèques. Le dépôt direct permet également de réduire le temps et l'argent dépensé à signer et contrôles d'impression. Laissez simplement votre banque sait que vous souhaitez offrir à vos employés de cette option.
Utilisez un service de paie. Si vous ne disposez pas d'un personnel interne paie ou êtes insatisfait de la qualité du service, embaucher un fournisseur de services de paie tels que Paychex. Ces entreprises ont professionnels de la paie qui sont formés pour fournir des services de paie complètes pour petites et grandes entreprises.