Documents horloge et les procédures de la carte de temps. Beaucoup d'entreprises avec employés horaires obligent à percer un temps horlogers autres obligent à remplir une carte de temps. Le salaire horaire des employés reçoivent est basé sur leurs heures représentées sur leur temps Cards- conséquent, tout changement de carte d'horloge de temps ou de temps qui sont mises en œuvre, doit être signalé aux salariés de l'écriture. Vous pouvez soit envoyer une note aux gestionnaires / superviseurs, ou vous pouvez leur remettre une version imprimée des changements. Les gestionnaires / superviseurs sont chargés de relayer les modifications nécessaires à leurs employés.
Imprimer un calendrier de masse salariale annuelle. Avant la fin de chaque année, vérifier soigneusement les dates de la prochaine année afin de déterminer qui date de traitement de la paie se produira. Prenez note de jours fériés, jours fériés et tous les autres jours de l'entreprise. Utilisez des couleurs différentes pour mettre en évidence les dates de soumission pour la carte de temps et les changements de la paie, et les dates réelles de salaire. Une société d'impression professionnelle peut vous aider avec l'impression de ces calendriers. Distribuer le calendrier de paie pour tous les gestionnaires / superviseurs.
Gardez un livret norme de traitement de la paie pour le service de la paie. Le livret doit comprendre toutes les étapes de traitement de la paie. Par exemple, si votre entreprise dispose d'une liste de paye toutes les deux semaines, de formuler le livret de sorte qu'il indique exactement comment le traitement de la paie à la quinzaine se produit depuis le début de la période de paie à la fin. Cette étape est particulièrement efficace lors de la formation du nouveau personnel de la paie.
Inclure les rapports et vérifier le processus de traitement dans le livret de traitement de la paie. Après les chèques de paie sont imprimés ou la transmission du fichier de dépôt direct à la banque a eu lieu, le processus de paie est pas encore achevée. Document de ces étapes, telles que l'impression et l'archivage des registres de paie et des rapports d'impôt, et les noms des personnes qui vous remettront les chèques de paie / talons à. Comme l'information change avec le temps, mettre à jour le livret et que tout le monde dans le département de la paie a une copie.
Veiller à ce que chaque membre du personnel de la paie comprend leur rôle. Document et leur donner une copie de leurs tâches spécifiques pour garantir que pendant le traitement de la paie, ils sont conscients de leurs responsabilités.