Créer un mémo qui comprend toutes les sections des normes, qui comprend le titre, le but, la discussion et la fermeture, conseille Hodu.com. Un résumé est une section facultative.
Mettre en place la rubrique pour votre mémo. Tous les mémos auront une rubrique standard qui comprend quatre lignes à marquer "Pour," "De," "Date" et "Objet."
Remplissez dans le titre de votre mémo. Après "Pour," tapez la lettre qui est distribué aux, comme une personne, d'un groupe de personnes ou de département. Après "De," placer votre nom ou le nom de la personne que vous avez écrit la lettre pour, comme votre patron. Tapez la date de distribution après le mot "Date de." Inclure quelques mots qui résument le but de la note de service dans le "Sujet" ligne.
Tapez un bref paragraphe qui explique le but de la note de service en quelques phrases. La note peut être pour des raisons d'information, d'expliquer un problème ou demander une certaine action auprès des bénéficiaires.
Discuter de l'objet de la note en détail dans les prochains paragraphes. Ne donnez pas d'informations inutiles ou répéter vous-même, mais offrent suffisamment de détails afin que tous les destinataires à comprendre la raison de la note et de son importance.
Ecrire l'action, le cas échéant, qui doit être pris par les bénéficiaires dans un paragraphe de clôture. Expliquer ce qui doit être fait et comment s'y prendre pour l'accomplir.
Ajouter une section de synthèse à la fin de votre mémo, si elle est plus d'une page ou contient très détaillé, des informations complexes. Cela va aider à clarifier le but de votre mémo et accorder aux destinataires une référence à regarder en arrière sans avoir à relire l'ensemble du mémo. Inclure tous vos points clés, ainsi que toutes les actions qui doivent être prises, dans la section de synthèse.