Selon l'Université de Purdue Online Writing Lab (hibou), mémos sont écrits pour mettre en évidence ou de résoudre les problèmes. School of Business de l'Université Northern Kentucky déclare que mémos doivent communiquer beaucoup d'informations dans un espace restreint. Comment un mémo est formaté dépend de la compagnie, le but de la note de service et les bénéficiaires de mémo. Mémos internes du personnel peuvent fournir des informations, des analyses et des conclusions, des informations sur les heures d'affaires ou des instructions pour l'utilisation appropriée de l'équipement.
Apprendre l'objectif de base et le format d'un mémo. Les mémos sont habituellement des documents internes utilisés pour communiquer au personnel. Fins peuvent inclure des rappels de la politique, des demandes d'action, signaler un changement ou de fournir une notification officielle. Le format de la note de service comprend un titre, introduction, corps, résumé et clôture. Les pièces jointes sont notées au bas du document.
Déterminer le but de votre mémo et qui, le cas échéant, les pièces jointes seront inclus.
Déterminer les destinataires de la note. Souvent, les superviseurs et les gestionnaires reçoivent des copies des notes de service et il peut y avoir une exigence d'inclure une copie dans un fichier. Déterminez ce que la note va dire et composer un brouillon. Vérifiez la politique de l'entreprise pour l'utilisation de tête qui est approuvé pour les mémos.
Remplissez la rubrique, en commençant par le "Date de." Inclure les noms et les titres des principaux bénéficiaires de la "À" section. Cela peut être une ou plusieurs personnes, ou il peut indiquer un groupe de personnes, comme tous les gestionnaires de compte. Inclure dans le "cc" section, les noms et les titres de ceux qui recevront des copies de la note. Inclure dans le "À partir de" section le nom et le titre de la personne qui envoie le mémo. Inclure dans le "Sujet" section d'un titre abrégé indiquant l'objet de la note.
Inclure un paragraphe d'introduction qui explique le but de la note de service, fournit le contexte pour le but et donne un aperçu de ce qui va suivre dans les paragraphes suivants. Inclure une alerte pour les lecteurs si le mémo contient la politique ou d'autres informations critiques.
Inclure des informations dans le corps, ou le texte principal, de la note de service qui se développe sur l'introduction et l'aperçu. Par exemple, fournir le contexte qui a mené à un changement de politique. Séparée et commander les paragraphes en fonction du contenu. Utilisez brefs paragraphes dans tout le mémo. Cette section peut être un ou deux paragraphes ou plusieurs pages, en fonction de l'objet de la note de service.
Insérer le résumé et la fermeture. Le sommaire peut ne pas être nécessaire pour une page mémos, mais il peut être utile avec de longs documents contenant des informations ou des instructions complexes. Fermer en remerciant le lecteur et en offrant votre aide pour répondre aux questions ou d'expliquer le contenu du mémo. En l'absence d'un résumé, comporter un bref résumé dans le paragraphe de conclusion. Informer les lecteurs, si le contenu du mémo sont confidentielles.
Remarque à la fin de la note de la liste des pièces jointes mentionnés dans le mémo. Utilisez les mots "Attaché" ou "Ci-joint" pour désigner la liste des pièces jointes. Ne pas inclure des pièces jointes qui ne sont pas référencés dans le mémo.
Inscrivez-le mémo. écrivains Mémo paraphent habituellement ou signent des mémos dans la section d'en-tête, à côté de la "À partir de" entrée. Une note officielle pourrait exiger une signature complète et la ligne de date à la fin du document.