Comment écrire un mémo professionnelle (en dix minutes ou moins)

Mémo, court pour protocole, est le format souvent utilisé des lettres de l'entreprise, les notifications, et d'autres formes de communication liés au travail. Savoir expression et d'organiser efficacement un mémo peut être difficile, alors voici je l'ai écrit un guide sur la façon dont vous pouvez tirer le meilleur parti de votre écriture. Note: Ceci est la version plus formelle de la note de service, celui qui est plus susceptible d'être imprimé et distribué ou envoyé dans un courriel officiel. À ne pas confondre avec les mémos informels qui peuvent simplement être envoyées par courriel.

Instructions

  1. La première chose à faire lors de la création d'un mémo est d'identifier votre objectif et votre auditoire. Si votre but est de parler d'une nouvelle politique de l'entreprise que vous pourriez utiliser un ton stricte de la voix, mais si votre but est d'informer vos collègues de travail de la prochaine fête d'entreprise, vous aurez probablement utiliser un ton très différent. Avant de vous écrire votre mémo établir un objectif clair et choisir un ton définitif et l'utiliser de manière cohérente. considérations d'audience tombent bien sous la même catégorie que le but de la note de service. Ils vont modifier le vocabulaire utilisé, et une grande partie du contenu du mémo.




  2. Maintenant, vous êtes presque prêt à commencer à écrire votre mémo. Voici quelques choses de dernière minute, il sera utile de garder à l'esprit pendant que vous écrivez. Une note de service doit être court et-le-point, personne n'a besoin d'informations excès, son généralement préférable de garder les mémos dans la limite d'une page. Sachez comment formater et écrire efficacement, si votre écriture est non professionnel ou vague qu'elle peut être mal interprété ou tout à fait ignoré, avec quel soin vous écrivez est souvent une bonne mesure de sérieusement comment collègues examineront ce que vous avez écrit.








  3. La première étape de la rédaction d'un mémo est d'utiliser le format correct et communément acceptée. Cela peut varier en entreprise ou organisation, mais comprend souvent de nombreux aspects similaires. La première est qu'il comprendra un À, De, Date et Objet ligne au sommet. Chacun de ces sera suivie par un colon et le texte correspondant. (A ce stade, il est utile d'examiner l'image d'un mémo sur Google si vous n'êtes pas familier avec le format général). Tous vos paragraphes doivent être séparés par un espace plein d'une seule ligne, donc en d'autres termes appuyez sur Entrée deux fois pour passer au paragraphe suivant (de la même façon ce guide est formaté). Aucun des paragraphes devrait être en retrait, et puisque ce document ne prend environ une page, vous ne devriez avoir environ 4 paragraphes au total. Pensez à laisser environ deux pouces en haut pour le logo de l'entreprise / tête, qui sera souvent imprimer ou apparaître sur mémos écrits. Lorsque vous commencez à écrire le mémo, utilisez un en-tête, corps, format Conclusion simple pour obtenir votre plan en cours.
    Encore un autre avertissement avant d'écrire le mémo, choisissez vos mots avec soin. Le nombre de mots que vous pouvez utiliser sont très limitées, augmentant ainsi l'importance accordée à chaque mot. Rappelez-vous de réfléchir sur les aspects importants de votre mémo. Quel est votre point? Que voulez-vous de votre lecteur à faire après la lecture de cette note?

  4. Maintenant, vous êtes prêt à commencer la rédaction de votre mémo, nous allons commencer avec l'introduction. La première ligne dans votre introduction devrait indiquer votre sujet et l'objet. Souvent, cela est juste qui vous écrivez, ou environ, et pourquoi vous écrivez. Assurez-vous que le point principal de la note par inadvertance est clair. Ensuite, vous aurez envie de donner de brèves informations de fond qui pourrait être nécessaire pour votre auditoire à comprendre ce que vous écrivez au sujet dans son contexte. Dans certains cas, il est également bon de souligner l'importance de votre sujet dans l'introduction.

    Le corps de votre mémo contient l'essentiel de ce que vous prévoyez pour discuter. Essayez de limiter le paragraphe (s) de corps à besoin d'en connaître l'information. Excès d'informations peut perdre le focus du lecteur ou de distraire de l'essentiel. paragraphes du corps sont généralement séparés par thème. Donc, si vous avez deux sujets, vous voudrez probablement deux paragraphes distincts pour montrer la différence dans les sujets.

    Ok, vous avez presque terminé. La dernière chose que vous voulez faire est d'écrire une conclusion. La conclusion devrait réaffirmer le point principal, remercier les lecteurs, et de regarder vers l'action future. Reprenant le point principal est assez simple, et de remercier les lecteurs montrent simplement votre préoccupation et l'appréciation pour votre auditoire. Dans vos dernières déclarations que vous aurez envie de répondre aux questions et préoccupations futures. Cela peut tout simplement dire à vos lecteurs où ils peuvent avoir réponse à leurs questions, et ce qu'ils peuvent attendre de vous dans l'avenir, (et quand).
    Maintenant, vous savez les meilleures stratégies à utiliser lorsque vous écrivez vos mémos convaincants et efficaces. Rappelez-vous la clé d'une bonne note de service est d'utiliser le bon formatage, et le choix des mots prudents. Le reste est juste en tapant!

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