Comment écrire la politique et la procédure comptable

Définir la politique

• En venant avec la politique de la comptabilité et de la procédure manuel utilisé par les comptables et les autres dans l'entreprise, vous devez d'abord définir chaque règle ou directive comme une police individuelle que vous voulez que les gens suivent. Ne mélangez pas les politiques ensemble, car il est trop confus. services comptables créer des politiques de trésorerie, voyager politiques de remboursement, les politiques de la petite caisse, compte payables politiques ou des politiques de facturation, pour ne nommer que quelques-uns. La politique doit définir la règle - connu sous le nom ce que - et comprennent qui doit adhérer et pourquoi il doit être respecté. Les politiques et procédures sont maintenues dans des documents distincts.

Ecrire la vue d'ensemble

• Chaque politique doit inclure un aperçu ou un résumé de la directive ou la règle. La vue d'ensemble vient en premier, avec des informations détaillées qui comprend les détails. Par exemple, un service de comptabilité pourrait avoir une politique mesquin de fonds de trésorerie qui détaille combien d'argent sera mis à disposition pour la petite caisse, le type d'achats qu'elle couvre et le titre de la personne qui est responsable d'assurer qu'il est correctement entretenu. La politique ne mentionne pas les noms des personnes, mais plutôt le titre ou la position dans la société responsable.

Décrire les procédures

• Les procédures sont les processus étape par étape par lequel les individus adhèrent à la politique de l'entreprise. Par exemple, un service de comptabilité peut définir une politique de trésorerie qui indique combien de trésorerie d'exploitation devrait être disponible en tout temps et ce qui doit se produire si il est pas disponible. Mais pour assurer que la politique est maintenue, quelqu'un dans le département de la comptabilité doit remplir rapprochement des comptes bancaires. Le processus de rapprochement bancaire a des instructions détaillées sur la façon de faire le rapprochement bancaire pour garantir la politique de trésorerie est respecté. Pour écrire la procédure, décrire chaque étape qui doit avoir lieu, y compris les titres des personnes qui terminent chaque étape et ce qui se passe dans les étapes ultérieures.

Nombre des étapes

• Écrire des procédures dans l'ordre dans lequel les étapes doivent se produire. Par exemple, en utilisant le processus de rapprochement bancaire, commencent avec la première chose qui doit se produire, tels que: les relevés bancaires doivent être donnés scellée au directeur de la comptabilité. Inclure les mesures que le directeur de la comptabilité doit effectuer avant de passer le travail de réconciliation réelle à quelqu'un d'autre dans la comptabilité. Cela pourrait inclure des choses comme un examen rapide pour des contrôles incohérences, les noms des bénéficiaires et plus.

Politique et procédure manuelle

• Inclure une liste des titres dans le département de la comptabilité avec de brèves descriptions des fonctions exercées par chaque position dans la société à l'avant du manuel de politiques et procédures. Ceci permet de créer des contrôles internes tout en assurant la séparation des tâches. Ecrire politiques sur des pages individuelles, créant une nouvelle page ou un ensemble de pages pour chaque politique. Chaque politique reçoit son propre titre et le titre dans la table des matières pour le rendre facile pour les gens de regarder vers le haut. Après la politique, inclure toutes les procédures sur leurs propres pages que la sauvegarde. La table des matières peut inclure le "Politique flux de trésorerie," comme un titre principal avec sous-positions et leurs propres pages qui incluent "Les rapprochements bancaires," "Compte général Ledger rapprochements bancaires," ou d'autres procédures qui sont applicables à cette politique spécifique.