Comment écrire un rapport dans un format de note ou lettre

Lorsque vous avez besoin de résumer une grande quantité d'informations, une note ou une lettre est un moyen efficace de le faire. Beaucoup de gens trouvent difficile d'écrire et de croire qu'ils ne possèdent pas le vocabulaire pour le faire. Mais comme le professeur d'écriture William Zinsser dit, l'écriture est en train de penser sur le papier. Tout ce que vous devez faire est d'organiser vos pensées, suivre le style du format que vous avez choisi, et d'utiliser un langage simple et clair.











Rédaction d'un rapport dans un mémo

  1. Donnez votre tête. Pour une note de service, l'état dans le coin en haut à gauche qui est censé lire le mémo (par exemple, pour: Tous les employés), qui l'a écrit (Votre Nom), qui d'autre le recevront (CC: Nom du destinataire) le date (actuelle) et ce qu'il est sur (Objet:. Sujet de lutte)

    Si il est une lettre, commencer par une date et une salutation, comme "Pour tous les employés:".

  2. Pensez à votre auditoire. Si vous écrivez à un public général, utiliser un langage que tout le monde comprendra. Les nouveaux employés peuvent ne pas encore connaître le jargon d'entreprise, et les employés dans un ministère ne peuvent pas comprendre la terminologie d'un autre.

  3. Dressez un plan. Organiser vos pensées permet une écriture claire. Pensez à ce que votre public voudra savoir, et ce que vous voulez leur dire. Mettre l'accent sur les principales conclusions du rapport et ce que cela signifie pour les gens qui lisent le mémo.

  4. Commencez avec des déclarations liminaires fortes. Reconnaître le rapport et ses conclusions. Par exemple, "À la suite de notre étude récente de la productivité, nous allons apporter plusieurs modifications à nos politiques d'utilisation d'Internet."

  5. Expliquez. Mettez en surbrillance toutes les données ou les conclusions qui appuient la conclusion. "Les consultants ont constaté que les employés ont passé deux heures par jour sur l'email de vérification moyenne et la gestion des équipes sportives de fantaisie." Aussi, laisser les lecteurs savent quand les changements auront lieu.

  6. Dites aux gens où ils peuvent aller pour une information plus complète (le cas échéant). Par exemple, "Nous allons en discuter davantage lors de notre réunion hebdomadaire du personnel le vendredi" ou "Le rapport complet est disponible à tous les employés sous forme de PDF." Ne signez pas le MEMO- votre nom est en haut de la note de service. Si vous écrivez une lettre, utilisez votre prénom, votre nom complet, ou votre nom complet et le titre, en fonction des circonstances et de votre préférence.

  7. Réécrire et couper l'encombrement. Relisez le projet et d'éliminer les mots unneccessary. Par exemple, "Il est l'opinion de l'entreprise que le bureau de Scranton devrait chercher activement à réduire les problèmes de improductivité en limitant l'utilisation non-travail des ressources de l'entreprise," peut être réécrite comme "Entreprise nous a demandé de limiter l'utilisation personnelle des biens de l'entreprise. Cela permettra d'accroître notre productivité."

  8. Relisez et vérifier l'orthographe. Demandez à un collègue de confiance vérifier votre grammaire et tone- une phrase mal écrite peut être interprété de façons que vous jamais eu l'intention. Aussi, exécutez vérification orthographique mais attention aux caractéristiques automatiques mot-remplacement. Vous ne voulez pas que votre rapport à dire "Indonésie" alors que vous vouliez "Indiana."

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