Minutes de réunions du personnel fournissent une trace écrite des décisions prises, des questions discutées, prises votes, les missions assignées et d'autres questions touchant le personnel. Il est important de saisir les détails de la réunion ainsi que l'essence des discussions. Vous ne devez enregistrer chaque mot prononcé lors de la réunion, mais vous devriez être en mesure de fournir aux participants un compte rendu exact de la réunion.
Préparez-vous pour la réunion en visitant la salle d'évaluer où vous devriez vous asseoir pour obtenir le meilleur point de vue et de trouver des prises électriques si vous en avez besoin. Voir minutes précédentes pour vous mettre à la vitesse sur la façon minutes ont été enregistrées dans le passé.
Obtenir une copie de l'ordre du jour pour vous aider à organiser les minutes par sujet. Obtenir une liste des participants invités et vérifier les participants en leur demandant de vous connecter comme ils entrent dans la réunion.
Notez la date et l'heure de la réunion a eu lieu. Ecrire chaque motion telle qu'elle a été présentée, mot pour mot. Enregistrer les votes pris et combien ont voté pour, contre et se sont abstenus. Inclure le nom de la motion-maker et qui appuie la motion.
Utilisez des puces pour mettre en évidence des sujets de discussion importants tels que les budgets, les élections ou la planification d'événements d'entreprise. Respectez les avantages et les inconvénients évoqués lors de la discussion et qui ont fait chaque énoncé. Enveloppez chaque sujet de discussion avec le résultat, qui sera une motion et, une affectation à la recherche du sujet ou d'une action désignée.
Ecrire les minutes dans un format clair et facile à lire pour les rendre plus faciles à suivre. Trouver des applications et des outils déjà créés pour rendre minutes de prise plus efficace. Ceux-ci peuvent être trouvés sur des sites tels que onenote.com si vous utilisez Windows. Découvrez evernote.com pour les outils d'écriture, agreedo.com pour la prise de notes et des outils de partage de minutes, et Google docs pour répondre minutes des modèles et des moyens faciles de partager les minutes.
Rédiger les minutes dès que possible après la réunion alors que les discussions sont encore frais dans votre esprit, de préférence dans les 24 heures. Ecrire à la troisième personne tout au long.
Envoyer un projet au gestionnaire ou un superviseur qui a présidé la réunion pour examen avant d'envoyer minutes au reste des participants. Faites les corrections et d'envoyer une copie à toutes les personnes présentes à la réunion. Joindre des documents appropriés, comme une copie d'un budget, une liste ou une liste de numéros de téléphone élément d'action.