Comment écrire et distribuer minutes d'une réunion

Soyez prêt

1. Planifier à l'avance. Assemblez l'ordre du jour et la liste des membres ou participants à la réunion dans la main avant la réunion. Si votre groupe ne fonctionne pas habituellement avec un ordre du jour, l'encourager à commencer à le faire pour maintenir le cap. Découvrez comment de nombreux membres sont nécessaires pour faire des affaires, de sorte que vous pouvez noter la présence d'un quorum dans les minutes si nécessaire.

2. Faire un modèle à utiliser pour vos notes. Inclure des espaces pour la date, l'heure et le lieu, et une liste des membres de cocher les participants et les absences. Si la réunion implique la participation du public, y compris des lignes pour les noms et les adresses des questions chacun. Plusieurs sites Web tels que Meetingtemplates.com offrir gratuitement des modèles pour une variété de types de réunion.

3. Remplissez date, l'heure, le lieu, les participants et les informations de quorum lors de la réunion. Remarque qui a appelé la réunion à l'ordre et le temps. Si possible, demandez aux membres du public présents pour enregistrer leurs noms afin de ne pas avoir à demander comment les épeler. Dans les grands groupes d'appartenance, faire circuler une feuille d'inscription à vérifier votre liste de présence.

Exécuter précision

1. Enregistrer chaque numéro, et les mesures prises sur chaque. Toujours inclure le nom du membre qui a présenté la motion. La première motion est généralement à accepter les minutes d'une réunion précédente, suivis par les rapports du comité. Inclure les recommandations et les mesures prises en réponse. Préserver les rapports des comités écrites à inclure dans les dernières minutes. Ne pas tenter de résumer les discussions.

2. Notez les noms de ceux qui introduisent, déplacer ou autrement préconiser l'action avec un retraitement précise de chaque mouvement. De nombreuses organisations enregistrent également la personne qui appuie la motion. Ne pas hésiter à demander de confirmation ou la clarification - ce dossier officiel lie le groupe à l'action spécifique.

3. votes d'enregistrement selon le système de votre organisation. Vous aurez besoin d'au moins un nombre de votes. Certains groupes ajoutent aussi des noms et d'enregistrer la façon dont chaque personne a voté.

4. Notez la date et la méthode de l'ajournement. Inscrivez votre nom en tant que secrétaire-minute-gardien.

Follow Through

1. Ecrire minutes immédiatement, alors que la réunion est encore frais dans votre esprit. Demandez-leur de leader pour approbation dans un jour ou deux avec une liste des rapports ou des expositions.

2. Envoyer minutes pour les membres et les participants qui les ont demandées par e-mail, courrier de première classe, une application partagé tel que Microsoft OneNote ou le programme de cloud tels que Google Drive.

3. Préparer une copie officielle et fixer des rapports et des pièces originales pour l'enregistrement permanent.