Découvrez ce qui transparaît à un conseil typique de réunion des administrateurs par l'examen d'un ordre du jour de l'échantillon à la gestion Aide. Personnaliser ce programme pour adapter la culture et le but de votre entreprise. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Nommer quelqu'un --- habituellement le secrétaire du conseil --- de prendre rendu de la réunion. Procès-verbal doit contenir des informations recommandé par McNamara: nom de l'entreprise, la date et l'heure de la réunion, qui a appelé la réunion à l'ordre, les participants, les requêtes présentées, les conflits d'intérêts qui empêchent un participant de vote, abstentions de voter et les raisons invoquées, lorsque le réunion a pris fin et qui a préparé les minutes.
Décidez si un quorum --- le moins de membres nécessaires pour prendre des mesures --- est présente. Comme le Comité des avocats pour les droits civils Chicago En vertu de la Law Handbook suggère, vérifier les règlements administratifs afin de savoir combien de membres sont nécessaires pour atteindre le quorum. Dans la plupart des sociétés, la majorité simple suffit. Par exemple, un conseil de dix membres aurait un quorum si six étaient présents.
Demandez au président du conseil déclare la séance à l'ordre, comme dans les exemples minutes de Gestion Aide. Le secrétaire doit prendre les présences en appelant les noms des membres du conseil qui répondent à haute voix si elles sont présentes.
Demandez si les membres du Conseil a examiné minutes de la réunion précédente et si des modifications sont suggérées. Ensuite, demander aux autres membres si elles sont d'accord avec les changements. Remarque accord et vote disagreement.Then si les changements doivent être apportés. Si la majorité vote oui, annoncer que les changements seront apportés et distribués à tous les membres pour approbation lors de la prochaine réunion.
Demandez-présidents des comités de faire rapport sur les événements survenus depuis la dernière réunion. Remarquez comment les échantillons minutes McNamara se réfère à des spectacles membres décrivant des réunions ou des événements auxquels ils ont participé.
Vote sur les motions présentées par les membres du conseil d'administration pour accomplir une tâche. Parmi les motions sont l'embauche d'un consultant pour rédiger subventions, d'approuver les listes de vérification et des états financiers, et même envoyer des cadeaux aux employés qui sont en congé de maladie.
Demandez à des membres du conseil d'administration signalent "nouvelle entreprise"ou des événements à venir. Sont-ils assister à des conférences d'autres participants devraient connaître? Ou, sont-ils sollicitent des conseils sur une question particulière?
Ajourner l'assemblée et d'annoncer le temps qu'il a été ajournée. Donnez la date, heure et lieu de la prochaine réunion. Indiquez si le conseil continuera réunion à "exécutif" séance où les membres non-pension ne sont pas autorisés.