Comment organiser les procès-verbaux

Préparez-vous à un procès-verbal précis

1. Passez en revue l'ordre du jour de la réunion. Cela vous permettra de planifier pour l'ordre du jour des éléments importants dont vous aurez besoin pour prendre des notes. Vous obtiendrez également une idée du nombre de participants d'attendre.

2. Projet d'une feuille de participant. Cela peut être aussi simple que d'un morceau de papier avec le titre de la réunion et la date en haut avec plusieurs lignes numérotées. Vous pourrez distribuer ce au début de la réunion pour les participants à signer.

3. Assurez-vous que l'équipement d'enregistrement fonctionne correctement. Vous pouvez choisir de prendre des notes de la réunion sur un ordinateur portable, ou avec un stylo et du papier, ou par l'enregistrement de la réunion. Si la réunion portera sur des informations sensibles, discuter de l'enregistrement avec le président et expliquer votre intention d'utiliser l'enregistrement seulement pour assurer l'exactitude des minutes.

Créer verbal de la réunion pour le dossier

1. Prenez des notes pendant la réunion. Concentrez-vous sur l'objet de chaque discussion et laisser de commentaire. Par exemple, notez que l'allocation de financement pour un nouveau bâtiment a été discuté, mais ne pas noter que le "discussion était émotionnelle et chauffée." Remarque qui a proposé chaque mouvement et ce qui a été résolu.

2. Créez un document qui sera rendu officiel de la réunion. Il devrait être le même format que minutes de réunion antérieures. Envisagez d'utiliser des six sections: Rappel à l'ordre, par appel nominal, l'approbation des dernières minutes de la réunion, les questions ouvertes, de nouvelles entreprises et l'ajournement. Sous chaque fournir une brève et neutre de la discussion ou activité. Si il y avait un nombre de vote, y compris le décompte. Si les votes sont pas comptés, seul Etat qu'une motion était "réalisé" ou "échoué." Créer un espace pour les minutes qui doit être signé par vous-même en tant que preneur de notes et le président, qui approuvera les minutes.

3. Faire circuler les minutes aux membres du conseil dans la semaine de la réunion et - si la réunion était publique - de les déposer dossier public. Apporter des modifications et corrections nécessaires. Reportez-vous à vos propres notes ou à votre enregistrement de la réunion si une clarification est nécessaire.

Stockez verbal de la réunion dans les fichiers Société

1. Déposer les comptes rendus des réunions avec celles des réunions précédentes. Vous pouvez garder les minutes dans un classeur, organisé par le comité ou le conseil, et dans l'ordre chronologique. Depuis minutes de réunion sont des documents juridiques, les garder au siège social.

2. Supprimer l'enregistrement que vous avez fait de la réunion, sauf si elle est la politique de votre organisation pour garder cet enregistrement. Une fois vos minutes sont finales, il est généralement pas nécessaire de garder ce back-up, et son contenu pourrait être sensible ou confidentielle.

3. Copier et distribuer les minutes de la réunion au début de la prochaine réunion. Ceux-ci seront approuvées que le premier point de l'entreprise.