Les procès-verbaux sont destinées à résumer les points les plus importants de la réunion. Le but de la réunion est pour un groupe de convoquer et prendre des décisions. Le but ultime du procès-verbal de réunion, sous cette ligne de la logique, est de résumer avec précision les décisions prises lors de la réunion. Les procès-verbaux sont prises sous la forme de notes, puis écrites plus tard, en pleine longueur. Pour rendre le processus un peu plus facile, demandez aux dirigeants de la réunion pour un ordre du jour, ou un résumé des événements de réunion. Dressez un plan pour répondre notes minute basés sur l'ordre du jour de la réunion.
Faites attention aux décisions prises lors de la discussion. Assurez-vous de transcrire toutes les informations relatives à la décision finale.
Utilisez le moment où les gens débattent de la décision de prendre des notes sur les questions clés qui semblent être impliqués dans le débat de la discussion. Ne vous inquiétez pas de savoir qui a dit quoi.
Lisez les notes après et mettre en évidence les points qui sont les plus pertinents pour les membres. Revenez en arrière et regarder à travers les notes pour toute information pertinente qui a été mentionné qui se rapporte à l'aspect de la direction du groupe. Le point de discussion de mai dans une tangente importantes, telles que les formalités administratives ou juridiques préoccupations. Séparer ces informations et l'envoyer à des chefs de groupe.
Résumer les points qui sont nécessaires pour les bénévoles et d'autres sociétés affiliées. Rédigez une liste de balle-pointue de toutes les tâches qui doivent être accomplies sur la base de la décision prise à la discussion. Si la décision, par exemple, était d'organiser une collecte de fonds pour atténuer un déficit dans les fonds nécessaires pour un autre projet, noter que les bénévoles seront nécessaires pour planifier la collecte de fonds, recruter des bénévoles, de la publicité, etc.
Utilisez le résumé du procès-verbal de réunion pour le courrier électronique pour les membres et de bulletins.
Faire un format standard pour les minutes de la réunion sur la base des procédures habituelles. Enregistrez-les, car les informations qu'ils contiennent peut devenir utile plus tard. Le groupe pourrait se trouver dans une situation similaire plus tard, par exemple, lorsque les personnes qui ont organisé la collecte de fonds d'origine ne font plus partie de l'organisation. Les nouveaux membres peuvent utiliser les minutes de réunion pour trouver des solutions à des problèmes qui sont nouveaux pour eux.
Soyez sûr d'enregistrer la date et l'heure de la rencontre avec chaque entrée, ainsi qu'un résumé de l'objet de la réunion.
Ecrire les minutes de réunion en blocs courts de une à trois phrases, de sorte qu'il se lit un peu comme un article de journal. Cela rendra les points essentiels de la réunion plus facile à comprendre pour les lecteurs.