Appliquer les règles de service à la clientèle de base à cette situation tout comme dans toute autre. Écouter le client, demander ce qu'il voudrait que vous fassiez pour corriger la situation, et faire ce qu'il faut pour satisfaire le client.
Écouter le client en lisant chaque mot dans la lettre attentivement. Si la personne est en colère, elle ne peut pas faire beaucoup de sens, mais dans la plupart des cas, son problème sera évident. Que ce soit un mauvais produit ou un service client médiocre, de déterminer ce qui a mal avec ce client.
Découvrez ce que ce client veut faire les choses. Dans la plupart des cas, ce sera apparente par le libellé dans la lettre. Il demande pour un produit gratuit ou il veut savoir ce que vous allez faire sur une caissière désagréable. Déterminer une solution concrète au problème de chaque client avant de prendre contact avec lui, si possible.
Rendre le client heureux, peu importe quoi. Si elle manquait un élément de côté sur un repas, offrir tout un repas gratuit. Si il y avait un problème avec un membre de l'équipe, notez les mesures qui seront prises afin de recycler cet employé en particulier. Aller au-dessus et au-delà du service à la clientèle normale sur cette personne.
Répondre par écrit, d'une manière ordonnée et poliment sur la compagnie de papier à en-tête, si vous l'avez. Rassurer le client que le problème est traité, détail les manières avec lesquelles elle est traitée, et d'ajouter une offre de donner une valeur supplémentaire. Par exemple, si vous travaillez dans un restaurant, dire au client que vous allez donner un dessert gratuit la prochaine fois qu'elle entre en jeu.