Un contrat est un accord exécutoire entre deux ou plusieurs personnes. l'administration du contrat implique les activités de surveillance exercées par le personnel administratif d'une entreprise chargés de veiller à ce que l'exécution du contrat est correctement remplie par l'entrepreneur. Élaboration d'un plan de l'administration des contrats de qualité est essentiel à une bonne administration de contrat. Les plans peuvent être simple ou complexe. Dans les deux cas, un plan de l'administration des contrats devrait se concentrer sur les principaux résultats de contrats et les méthodologies des meilleures pratiques pour l'analyse de la performance d'un contrat. Un plan de l'administration du contrat est la feuille de route d'une entreprise à assurer qu'il obtient tout ce qui est a négocié auprès d'entrepreneurs indépendants.
Clarifier dans le plan des fonctions et de la portée de l'autorité de l'administrateur de contrat de la société. Selon la compagnie, l'administrateur du contrat ne peut pas être le même parti avec le pouvoir d'attribuer, signer ou modifier les contrats. Il doit être clairement prévue dans le plan qu'un administrateur de contrat ne devrait pas faire des accords oraux ou écrits aux entrepreneurs en dehors de la portée de son autorité.
Expliquer la fonction de l'orientation postaward. L'orientation postaward est une occasion de clarifier la compréhension mutuelle des exigences contractuelles spécifiques. Cela peut inclure le rôle de l'entrepreneur, le rôle de l'administrateur de contrats, contrôle de la qualité et de contrôle de test les pouvoirs de la société, et les procédures de facturation et d'approbation de paiement. Au début des éclaircissements postaward réduit le potentiel malentendu tôt dans le processus.
Décrire les tâches de suivi des performances techniques de l'administrateur du contrat. Cela peut impliquer des visites sur place, l'examen des rapports de performance de l'entrepreneur et de rencontrer directement avec l'entrepreneur concernant l'avancement du contrat. Soyez clair dans le plan de l'administration des contrats qui sein de l'entreprise doit recevoir l'avis de difficultés techniques ou contractuelles rencontrées lors de l'exécution.
Projet de procédures pour les dépassements de coûts de surveillance. Dans le plan de l'administration des contrats, prévoir des procédures pour la réalisation d'audits de coûts qui garantissent que les budgets sont maintenues. Ceci est nécessaire dans les contrats de remboursement des coûts par opposition aux contrats à prix fixe. Les procédures pourront inclure l'examen des rapports et des plans d'avancement de l'entrepreneur, qui peuvent découvrir des dépassements de coûts potentiels. En outre, le maintien de carte de temps, de feuille d'inscription et les heures supplémentaires d'informations dans les feuilles de calcul est un moyen de suivre les coûts des ressources humaines.
Expliquer le processus pour les paiements sur facture pour des services ou produits livrés. Comment les paiements sont effectués sur un contrat est prévue en détail dans un contrat écrit. Si les paiements sont en cours, ils devraient être en temps opportun et traitées avec précision. Un plan de l'administration des contrats devrait fournir une orientation à contracter des administrateurs sur la notification en temps opportun à des entrepreneurs de défauts facturation. Aussi, examiner première facture de l'entrepreneur en détail avec l'entrepreneur pour résoudre les problèmes potentiels concernant le format de la facture et le niveau de détail. Cela rendra plus facile factures suivantes de revoir et de processus.
Adresse de corrections et modifications contractuelles. plans de gestion des contrats devraient porter sur les procédures de notification de direction ou de gestion du personnel concernant les corrections nécessaires ou des modifications au contrat. Selon le type de contact et de sa durée, il peut être la meilleure pratique pour établir des réunions trimestrielles de performance avec l'entrepreneur et de gestion pertinentes de haut niveau ou du personnel de direction de la société.
Fournir des instructions sur la fermeture d'un contrat. Généralement, cela se produit lorsque l'entrepreneur a effectué toutes les sorties nécessaires à l'achèvement de sa partie du contrat. Élaborer une liste de vérification de clôture générale dans le plan de l'administration des contrats. Cela peut inclure des étapes générales qui peuvent être plus pleinement développés et personnalisés sur la base du contrat individuel. Cette liste de contrôle de clôture final devrait être une partie intégrante de chaque dossier de marché fermé. Cela permet de garantir que toutes les mesures d'exécution du contrat ont été achevés.