Rassemblez les détails des clients importants nécessaires à l'exécution et à écrire le contrat de restauration. Élaborer un formulaire qui demande les informations suivantes à partir du client: nom, adresse, numéro de téléphone et l'adresse électronique du client, la date de la fonction et le lieu précis, le temps de démarrage de la fonction et la durée prévue, et le nombre d'invités attendus - adultes, enfants, et fournisseurs comme photographes et DJs. Insérez cette information dans les premiers paragraphes du contrat, le cas échéant, puis garder la forme pour référence future.
Inclure une ventilation détaillée des coûts de la nourriture et d'autres services fournis par le traiteur. Pour éviter les malentendus entre le traiteur et le client, fournir les informations suivantes: un rapport du personnel et des serveurs pour les clients, le menu et le type de service fourni (buffet, dîner assis ou une combinaison de services), le coût par taux horaire pour le personnel, le type de boissons servis et tous les autres détails de l'événement pertinents, ainsi que le coût total estimé de l'événement.
Décrivez tous les frais de service de la nourriture par personne, la location, y compris la location de salles, frais d'installation, les frais de nettoyage, les frais des heures supplémentaires, la taille des portions, les frais pour les clients supplémentaires et les frais de compte en souffrance. Notez aussi des services spéciaux, tels que flamber des aliments ou la construction et la coulée de topwers de champagne, et les frais associés. Si le client prévoit de fournir des boissons alcoolisées, le contrat doit noter tout droit de bouchon.
Insérez une convention d'honoraires dans le contrat qui comprend tous les coûts mentionnés ci-dessus, ainsi que la taxe et pourboire. Cette même clause devrait inclure un calendrier de paiement. Contrats de restauration standard comprennent un acompte ou taxe de retenue pour couvrir les coûts alimentaires de base et d'initier l'accord. En outre, le paiement final du prix estimé est généralement prévu au plus tard trois jours ouvrables avant l'événement - la date exacte doit être précisée dans votre contrat. Précisez également une date peu de temps après l'événement pour le règlement définitif des charges comme les personnes supplémentaires, les heures supplémentaires, le bris, etc. Votre contrat devrait indiquer clairement votre politique en matière de modes de paiement acceptables, comme argent comptant, carte de crédit, chèque ou certifiés fonds, pour votre des services de restauration.
Détails de l'événement peut changer de façon inattendue, et vous devriez négocier les conditions de remboursement ou d'annulation de l'accord de restauration. Y compris une clause précisant que la rupture de l'accord protège le propriétaire de la restauration et le client de la responsabilité et des frais en cours. Déterminer les modalités concernant le remboursement de la caution ou l'évaluation des charges supplémentaires pour rompre le contrat de restauration.
Décrire les étapes requises pour une rupture de contrat. Avant de signer l'accord, veiller à ce que les deux parties sont au courant de qui est responsable pour les frais d'avocat dans le cas d'un procès. En outre, inclure une option de demander la médiation pour la résolution des conflits si vous voulez éviter les frais juridiques coûteuses.