Interroger les employés. Voilà pour la première étape de ce processus. Ne pas faire de suppositions et de poser des questions pour vérifier votre compréhension. Demandez aux employés de vous montrer ce dont ils parlent. Si quelqu'un a besoin d'approuver un document, demandez à voir ce document. Certaines personnes aiment à utiliser un magnétophone et puis ils transcrivent les informations. Cela peut être une bonne idée si quelqu'un parle et montrant le processus en même temps avec beaucoup de détails. "Montrer et dire" est le chemin à parcourir.
Respectez votre environnement. Si le processus est de joindre les factures pour vérifier les demandes, par exemple, noter si cela est réellement fait. Souvent, les gens vous disent la bonne façon de faire un certain processus, mais cela ne signifie pas qu'il est la façon dont il est fait. Puisque vous documentez la réalité, en observant le processus peut être utile d'ajouter une bonne information pas évident lors de l'entrevue. Rechercher dans les armoires de remplissage, et notez ce que les gens ont des papiers à leur bureau.
Évaluer l'efficacité d'un processus tout documenter. Si vous voyez processus ne fonctionne pas ou est effectué deux fois, une mention de celui-ci. Ceci est la meilleure façon pour vous d'ajouter de la valeur à vos processus de travail documentant. Lorsque vous évaluez un processus, vous êtes à la recherche de façon objective et vous pouvez faire des suggestions pour son amélioration. Assurez-vous que le protocole de suivi pour faire des recommandations. Rappelez-vous: si les processus changent à cause de vos recommandations, vous aurez besoin de documenter les processus, pas seulement l'amélioration de l'ancien.
la documentation du fichier dans les liants et en ligne dans les dossiers. Avoir des modèles pour normaliser la documentation aide à garder, il est facile à lire. Chaque liant ou dossier doivent avoir un indice de l'information sur une zone. Par exemple, vous pourriez avoir un liant sur les comptes créditeurs où vous pouvez déposer des récits et des organigrammes documentant le processus. Vous pouvez avoir un autre liant à propos de la paie et encore un autre sur les comptes débiteurs. La séparation de la documentation sur les processus peut aider les utilisateurs à trouver des informations. Avoir la même organisation sur tous les liants concernant l'ordre de la documentation, la table des matières à l'avant, etc. Ceci est très important lorsque des modifications doivent être apportées et un élément spécifique doit être trouvé rapidement.