Comment organiser les fichiers et dossiers de bureau

Si vous vous trouvez passer des heures à la recherche d'un certain document ou un fichier, il peut être temps de revoir le système d'organisation de votre bureau. Si vous avez beaucoup de fichiers et dossiers, il peut prendre un certain temps pour passer et organiser eux tous. Cependant, à la fin il sera bien la peine, parce que vous saurez exactement où trouver tout. Si vous vous sentez dépassés attaquer l'ensemble du bureau à la fois, essayez de passer par une seule zone par jour jusqu'à ce que vous avez terminé.


Sommaire

  • Instructions
  • Choses que vous devez

    • Boîte de réception / boîte d'envoi
    • Fichiers
    • Dossiers



    • Étiquettes
    • Armoire / boîte de dépôt de dépôt

    Instructions

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      Passer une boîte de réception et la boîte d'envoi sur un coin de votre bureau. Gardez toutes les factures sortantes, avis et autres articles à être postés ou distribués dans la boîte d'envoi. Expédition ces articles quotidiennement. Placez les fichiers entrants, des documents et du courrier dans la boîte de réception. Aussi, acte quotidien ou un fichier sur ces articles- ainsi, ils ne deviendront pas fouillis.

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      Créer des catégories pour vos fichiers et dossiers. Ceux-ci varient, en fonction de votre type d'entreprise. Certaines catégories peuvent avoir des étiquettes évidentes, comme les clients, les informations fiscales, les fournisseurs et les projets à venir. Concentrez-vous sur la classification de tous vos documents dans ces grandes catégories.




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      Cassez les grandes catégories en plus petits sous-catégories, le cas échéant. Par exemple, si votre entreprise a des clients, créer un dossier pour chaque client. Si les documents d'un client sont trop nombreux pour tenir dans un seul dossier, briser cette catégorie encore plus loin. Séparer le dossier du client dans des dossiers différents pour différents types de documents.

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      Étiqueter tous vos fichiers. CNN Money recommande fichiers d'étiquetage selon la façon dont vous aurez probablement à leur recherche. Par exemple, plutôt que d'étiqueter un fichier obscure "Former 27G-28A," étiqueter "Factures" ou d'une catégorie similaire applicable. Cela facilite trouver rapidement des documents.

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      Placez tous vos documents dans une armoire de bureau, boîte de dépôt ou autre récipient semblable. Si vous avez beaucoup de fichiers, garder ceux que vous utilisez le plus souvent à côté de votre bureau. Si vous manquez d'espace de bureau, conserver les fichiers que vous ne pouvez utiliser une fois par an dans un compartiment de stockage de placard séparé ou dans toute autre pièce.

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      Gardez une pile séparée de documents désignés pour les déchets que vous triez vos fichiers. Déchiquetage en temps opportun des documents anciens et pertinents est la clé pour maintenir un bureau organisé. Si vous ne savez pas si vous pouvez disposer d'un document, un dossier pour désigner possible les déchets et conserver le document déposé il jusqu'à ce que vous pouvez déchiqueter.

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