L'importance d'avoir un système de classement de bureau bien organisé est plus apparente que jamais quand un document important est porté disparu. Des systèmes de classement inefficaces peuvent entraîner une perte de temps, d'argent et conduire à de mauvaises décisions si le document manquant contient une seule pièce de l'information et vous devez former une décision sans elle. Une façon de créer de l'ordre à partir du chaos est de mettre en place un système de classement de bureau numérique, où vous attribuer des numéros aux dossiers, tels que les commandes, les objets de l'inventaire et des estimations et des déclarations de renseignements dans l'ordre croissant, ou du plus bas au plus grand nombre.
Définir des catégories de fichiers et d'attribuer des numéros de contrôle. Inscrivez différents départements au sein de votre organisation séparément. Attribuez un numéro principal de commande pour chaque département. Par exemple, une petite entreprise peut choisir de définir des catégories, telles que "Financier," "Sales," "Achats," "Ressources Humaines" et "Équipement." Attribuer un numéro de contrôle pour identifier chaque catégorie principale, tels que 100 à 200 financier-, Sales- 300, Purchasing- 400, Ressources- humain et 500, Équipement.
Mettre en place les sous-catégories fichiers et attribuer des numéros de Subcontrol pour définir et identifier chaque sous-catégorie. Par exemple, pour la catégorie des ventes, vous pouvez ajouter 10 des ventes Rapports- 20, Sales Estimates- et 30, reçus de vente.
Mettre en place un système de numérotation au sein de chaque sous-catégorie d'identifier les documents individuels dans la sous-catégorie. Cela va devenir le numéro que vous imprimez sur le document lui-même. Par exemple, si vous envoyez une commande de formulaires d'estimation des ventes préimprimés, vous indiquer le nombre de la première forme que 200-20-01, ou 200 20 01, si vous préférez. Chaque document successive sera incrémenté par un. Vous souhaitez imprimer "200-20-02" sur la deuxième forme d'estimation des ventes, par exemple.
Créer un index principal de votre plan de classement. Cela servira comme une table des matières pour votre classeur.