Dessinez six lignes verticales en bas de la première page du grand livre, laissant sept colonnes. Notez que certains grands livres viennent prelined, mais ne peut toujours être modifié par la plume.
Etiqueter les sept colonnes "Date", "Description", "Crédit", "Débit", "Balance", "Vérifier le numéro" et "Approbation".
Utilisez la première ligne dans le grand livre pour enregistrer le solde de départ. Sous description, écrire "Solde de départ" (Et "Solde reporté" sur les pages suivantes) et indiquer le montant de départ de la "Balance" colonne.
Enregistrez toutes les ventes, les comptes débiteurs ou les paiements dans le "Crédit" colonne, énumérant la date et une description dans les colonnes appropriées détaillant pourquoi l'argent a été reçu.
Enregistrer tous les achats, les comptes créditeurs et les chèques de paie dans le "Débit" colonne, énumérant la date et une description expliquant pourquoi l'argent a été dispersé. Inscrivez le numéro du chèque dans le "Vérifier le numéro" colonne. Avoir un gestionnaire ou un comptable initial en vertu du "Approbation" colonne.
Maintenir l'équilibre actuel après chaque opération de crédit et de débit pour obtenir une image de l'endroit où la société est financièrement et de faire en sorte que les numéros de chèques ultérieurs sont utilisés et que pas de chèques sont volés.
Conservez les reçus pour toutes les transactions. Enregistrer un talon de chèque pour les paiements sur les factures et pour les paiements en. Mettez ces recettes dans une enveloppe en papier kraft pour accompagner le grand livre. Déposer les articles loin mensuelle avec une copie du dossier de ce mois du grand livre.