Élaborer un code de conduite éthique à l'aide d'un comité représentant les divers composants fonctionnels de la société pour rédiger le document. Un processus d'examen et d'approbation juridique impliquant le conseil d'administration, comme l'autorité d'approbation finale, est nécessaire. Pour être efficace, le document doit être adapté aux buts et objectifs stratégiques de l'entreprise.
Créer un poste de responsable de la conformité d'entreprise indépendants de la direction. L'agent de conformité de l'entreprise est le "aller à" personne au sujet du code de conduite éthique, y compris la formation connexe pour les employés, les rapports d'enquêtes de non-conformité et connexes, les rapports à la direction et des vérifications de conformité. Cette position doit être indépendant de la direction et sous l'autorité du conseil d'administration des rapports fournis à la gestion comme un service similaire à la fonction de vérification interne.
Établir les responsabilités de rapports pour l'agent de conformité de l'entreprise. L'agent de conformité de l'entreprise fera régulièrement rapport (c.-à-mensuelle ou trimestrielle) au président et au conseil d'administration concernant toute et toutes les activités concernant le code de conduite éthique et le programme de conformité d'entreprise.
Développer la formation sur le code de conduite éthique et le programme de conformité d'entreprise. L'agent de conformité de l'entreprise est responsable de veiller à ce que chaque employé est suffisamment formé sur le code de conduite éthique et le programme de conformité d'entreprise, y compris tous les dirigeants et administrateurs de la société.
Établir des critères et des procédures pour les enquêtes de non-conformité avec le code de conduite éthique. L'agent de conformité de l'entreprise examine toutes les violations présumées de code. Tous les rapports sont examinés et évalués par le président de la société et un représentant du conseil d'administration et doivent rester confidentielles. L'agent de conformité de l'entreprise doit également mettre en œuvre des politiques qui interdisent tout type de représailles contre une personne faisant un rapport de non-conformité avec le code de conduite éthique.
Déterminer les critères et les procédures de mise en conformité de l'audit avec le code de conduite éthique. L'agent de conformité de l'entreprise est responsable de la vérification de la conformité de l'entreprise avec le code de conduite éthique au moins chaque année, et ces audits devrait inclure l'efficacité et le respect des contrôles et procédures financières de l'entreprise.