Comment mettre en place un système de classement de bureau numérique

Définir des catégories et système de numérotation

1. Définir des catégories de fichiers et d'attribuer des numéros de contrôle. Inscrivez différents départements au sein de votre organisation séparément. Attribuez un numéro principal de commande pour chaque département. Par exemple, une petite entreprise peut choisir de définir des catégories, telles que "Financier," "Sales," "Achats," "Ressources Humaines" et "Équipement." Attribuer un numéro de contrôle pour identifier chaque catégorie principale, tels que 100 à 200 financier-, Sales- 300, Purchasing- 400, Ressources- humain et 500, Équipement.

2. Mettre en place les sous-catégories fichiers et attribuer des numéros de Subcontrol pour définir et identifier chaque sous-catégorie. Par exemple, pour la catégorie des ventes, vous pouvez ajouter 10 des ventes Rapports- 20, Sales Estimates- et 30, reçus de vente.

3. Mettre en place un système de numérotation au sein de chaque sous-catégorie d'identifier les documents individuels dans la sous-catégorie. Cela va devenir le numéro que vous imprimez sur le document lui-même. Par exemple, si vous envoyez une commande de formulaires d'estimation des ventes préimprimés, vous indiquer le nombre de la première forme que 200-20-01, ou 200 20 01, si vous préférez. Chaque document successive sera incrémenté par un. Vous souhaitez imprimer "200-20-02" sur la deuxième forme d'estimation des ventes, par exemple.

4. Créer un index principal de votre plan de classement. Cela servira comme une table des matières pour votre classeur.

Set Up Cabinet

1. Établir un système de codage couleur pour identifier principal et sous-catégories. Par exemple, vous pouvez établir une règle qui utilise une étiquette bleue de diviseur de fichier pour identifier les catégories principales. Chemises de couleur pourraient alors identifier les sous-catégories, comme dans les dossiers rouges pour des rapports de ventes, des dossiers verts pour les estimations des ventes et des dossiers jaunes pour les reçus de vente. Les étiquettes sur les dossiers de fichiers seront identifier son contenu, tels que des étiquettes qui affichent 01-100, 101-200 et ainsi de suite.

2. Créer onglets principaux catégorie de séparation et les placer dans un classeur. L'étiquette et placez les dossiers de fichiers de sous-catégorie initiales dans le classeur et ajouter au besoin.

3. documents de fichiers dans l'ordre numérique approprié.

• Prenez un peu de temps pour identifier les besoins de votre entreprise et de décider sur un système de catégories et la numérotation qui fait sens pour votre entreprise.
• Si vous utilisez un système comptable informatisé et d'imprimer vos propres formes, vous pouvez avoir besoin de changer le système de numérotation afin de refléter les exigences de dépôt. Par exemple, la numérotation sur les formulaires d'estimation des ventes pourrait commencer au 200-20-01 et incrémenter de un pour chaque nouvelle estimation.
• Fournir un emplacement et conteneur spécifique pour tous les documents pas encore déposé, dans le cas où vous avez besoin d'accès à eux dans l'intervalle.
• La meilleure façon de vous assurer que vous restez avec les exigences de dépôt est d'établir un calendrier, comme quotidienne ou hebdomadaire.