Comment se préparer à un conseil d'administration retraite

Rencontre avec les intervenants clés

• Rencontre avec la personne qui organise l'événement. La retraite pourrait tomber sous les auspices d'un comité des réunions, personne membre du conseil, directeur du développement, président du conseil ou le directeur exécutif rémunéré. Déterminer les dates, les heures, l'ordre du jour, les activités récréatives, les éléments nécessaires pour répondre à des séances et le budget de l'événement. Apprendre l'objectif stratégique global pour la retraite et les résultats souhaités.

Salles de recherche

• Contactez sites potentiels, l'envoi d'une demande de propositions, ou DP, document qui décrit vos besoins. Soyez aussi précis que possible, indiquant le nombre de participants, pièces nécessaires, les totaux de fréquentation pour les repas et les activités récréatives, et les besoins d'équipement, tels que des projecteurs, tableaux blancs ou d'une connexion Internet dormir. Si votre organisateur ne dispose pas d'un nombre approximatif de participants avant de contacter lieux, interroger les membres de votre conseil d'administration avant d'envoyer votre demande de propositions. Après vous affiner vos finalistes des sites, discuter des détails, tels que les menus, matériel audiovisuel, des options de parcours de golf et d'autres éléments spécifiques à un lieu. Faites votre choix final et préparer le contrat.

Contactez participants

• Que les membres du conseil connaissent les dates et le lieu de l'événement et l'ordre du jour. Fournissez-leur les coordonnées de l'endroit si elles seront réserver leurs propres chambres. Inclure un programme de maître qui fournit des dates et heures de tous les événements professionnels et sociaux. Décrire les objectifs de la retraite. Fournir un deuxième programme qui est une description plus détaillée des réunions professionnelles. Que chaque présentateur savoir à l'avance ce qu'on attend de lui et des délais pour tous les documents de présentation qui ont besoin de la copie et de la distribution. Demandez présentateurs si elles ont des besoins en équipement.

Gérer les Logistique

• Comme vous près de l'événement, confirmer tous les aspects, à commencer par la tête compte de toutes les réunions, les repas et les activités sociales. Passez en revue vos besoins en équipement. Contactez les membres du conseil d'administration dont vous avez besoin du matériel de présentation, une semaine avant l'événement afin de leur rappeler leurs échéances. Préparer les paquets de société et de les livrer aux membres du conseil. Arrivez tôt à la salle pour une réunion de pré-événement avec votre site de contact pour examiner les détails de l'événement. Préparer un paquet de documents d'entreprise pour les membres du conseil d'administration d'examiner si elles sont nécessaires au cours d'une réunion. Celles-ci pourraient inclure des statuts, procès-verbaux, les budgets annuels et un sommaire financier de l'organisation.