Mettre en place un comité de planification de la conférence et d'organiser une réunion pour décider sur les emplois nécessaires, à attribuer ces emplois et les échéanciers fixés. Déterminez vos objectifs de l'événement. Décider sur les dates des réunions régulières afin de planifier et de produire des notes de ces réunions avec des points réalisables.
Planifiez votre travail. Produire un calendrier des activités de la conférence ainsi que la liste des actions, l'état des actions et des échéances. Produire un ordre du jour de chaque réunion de planification. Prenez des notes pendant les réunions et de continuer à affiner vos besoins vers la production de la conférence, en éliminant les lacunes et corriger les lacunes dans votre plan.
Préparer le budget de la conférence, le programme, le marketing, plan de PR et le calendrier des événements. Dans le budget, les recettes et inclure une section de dépenses avec une colonne réelle de faire la distinction entre les montants budgétisés et les revenus réels ou les dépenses. Inclure les objectifs de la conférence dans le programme pour faire de haut-parleurs au courant des objectifs de la conférence. Le plan de marketing et PR devrait inclure un moyen d'atteindre le public cible à travers autant de sites en ligne que possible. Toutes les activités de la conférence doivent être désignés dans le calendrier de l'événement.
Confirmez vos fournisseurs et exigences des produits bien à l'avance de votre événement. Organisateurs professionnels de conférences peuvent vous aider à planifier la conférence et de gérer l'enregistrement. Assurez-vous que le lieu est assez grand pour contenir toutes les activités que vous prévoyez et confirmer les coûts qui seront engagés à tenir des événements. Dans le cas où la conférence a lieu pour plus d'une journée, prévoyez hébergement pour les délégués. Vérifiez si le site fournit l'équipement audiovisuel nécessaire et production ou externaliser eux et obtenir des devis pour cet équipement. Plan pour d'autres besoins tels que la restauration, le transport, les loisirs, les sacs des délégués, etc., et de les inclure dans le budget. Assurez-vous que le budget comprend tous les coûts pour éviter les surprises plus tard.
Assurer que toutes les procédures sont en place pour gérer les activités de la conférence. Préparez-vous à traiter les inscriptions et les finances, haut-parleurs, des sessions, des ateliers, des exigences des sites et d'hébergement, et exposant les lignes directrices de parrainage. Mettez à jour votre activité et planifier des événements fréquemment. Rapport sur les progrès dans les réunions régulières de planification et de modifier vos plans pour répondre à vos objectifs.
Préparer les rapports d'évaluation post-événement. Distribuez ces formes aux délégués, commanditaires, les conférenciers et les exposants pour revenir à vous après la conférence. Organiser une réunion pour obtenir des commentaires peu après la conférence. Organiser une réunion finale pour discuter et examiner le budget, obtenir des commentaires d'évaluation et de recouvrement des montants impayés. Notez toutes les améliorations et les changements nécessaires pour la planification future.