Tim et Jim ont tous deux chargés de couper un arbre dans une journée. Alors que Tim a sauté à la tâche à accomplir, Jim a passé le premier couple d'heures à aiguiser sa hache. Jim a fini par couper l'arbre vers le bas plus rapidement et plus efficacement. Cette histoire nous apprend qu'il est plus important de faire quelque chose de bien que de le faire rapidement. Il est également essentiel de garder vos yeux fixés sur cet objectif à long terme et de travailler sur la meilleure stratégie pour y parvenir. expert en efficacité et écrivain Stephen Covey dit, "La clé est de ne pas donner la priorité à ce qui est sur votre calendrier, mais d'ordonner vos priorités."
Planification et rester organisé est la clé de la productivité. Lorsque vous avez un plan complet, vous êtes moins susceptibles de se sentir stressé et serez mieux en mesure d'atteindre vos objectifs. Il est important d'établir les objectifs que vous comptez réaliser. Une fois que vous avez les objectifs définis, vous devez ensuite élaborer une stratégie pour les atteindre. Bien que la définition des objectifs est une tâche importante, il est seulement une partie du processus de planification et des priorités. Un plus grand défi est de trouver par où commencer et comment procéder. Pour atteindre cet objectif, faire une liste de toutes les étapes que vous devez effectuer pour atteindre un objectif particulier.
Une liste complète des tâches peut rendre votre objectif regarder autant plus écrasante, il est donc essentiel de hiérarchiser les tâches. Faites une liste de critères pour chaque tâche vous aider à évaluer l'urgence et l'importance. Dans son livre "Tout d'abord," Stephen Covey parle d'une matrice de temps. Avec cette méthode, vous classez vos tâches à tomber sous l'un des quatre quadrants:
Quadrant 1: Urgent et important
Quadrant 2: Important mais pas urgent
Quadrant 3: Urgent mais pas importante
Quadrant 4: Ni important ni urgent
Idéalement, vous devriez apprendre à gérer votre travail de sorte que vous avez rarement tâches dans le premier quadrant. Cependant, les crises peuvent survenir et une certaine quantité de lutte contre l'incendie peuvent être nécessaires. Ce sont les tâches que vous souhaitez traiter comme la plus haute priorité. Suivante dans la priorité serait tâches dans le quadrant deux. Rester sur le dessus de ceux-ci aiderait à prévenir les tâches de pénétrer dans un quadrant. Tâches qui atterrissent dans le quadrant trois indiquent impréparation et une incapacité à établir des priorités. Quadrant quatre comprend des tâches qui gaspillent généralement votre temps et devraient être évitées. Minimiser et / ou d'éviter les tâches dans les quadrants trois et quatre de vous permettre de consacrer plus de temps à des tâches dans les quadrants un et deux et ainsi de rester efficace.
Bien que la plupart d'entre nous semblent être sérieux au sujet de nos rendez-vous et réunions, d'autres tâches souvent juste flottent autour imprévu. Comment pouvons-nous éviter les interruptions et autres quadrant-trois et -quatre activités de rester concentré? La meilleure solution est de réserver votre temps. le temps du livre pour toutes vos tâches hautement prioritaires et de garder un certain temps ouvert tous les jours pour des activités de réseautage. Encore une fois, ceux-ci devraient être des activités importantes et urgentes, mais pas dans le quadrant deux, comme le mentorat et l'établissement de relations.
Une autre méthode efficace consiste à programmer un certain "ne pas déranger" heure chaque jour. Demandez à votre travail d'équipe avec vous pour emboîter cette fois et l'utiliser pour attaquer à des tâches critiques qui doivent accent ininterrompue.
Un moyen efficace de gestion du temps est de gérer efficacement le pic et le temps de la productivité hors pointe dans une journée. Plus souvent qu'autrement, le temps de haute productivité est tôt dans la journée. Début après-midi au cours de la voile après-midi ont tendance à être moins productif. Planifier des réunions en ce moment à utiliser efficacement votre temps. De cette façon, à la fois la pointe et hors pointe heures de productivité sont gérés à récolter les meilleurs avantages.
Un aspect important et crucial de la planification et la hiérarchisation est d'apprendre quand et comment dire non efficace. Bien qu'il soit tentant de répondre à l'appel de téléphone de votre ami, en le laissant sonner pendant que vous abordez vos priorités pourraient être la chose la plus intelligente à faire. Cependant il est difficile de dire "aucun" à une réunion inutile, que le temps est mieux dépensé sur des tâches plus essentielles à portée de main. Apprenez à apprécier votre temps ainsi que d'obtenir d'autres à faire de même.