Feuilles de calcul Excel permettent aux utilisateurs d'organiser l'information de contact pour les listes de diffusion dans les colonnes contenant la catégorie ou le nom de champ. Les utilisateurs peuvent mettre à jour des informations sur la feuille de calcul ou de créer des étiquettes pour l'envoi ou l'expédition de la feuille de calcul Excel (aussi appelé une feuille de calcul). Puisque les données sur des feuilles de calcul ne peuvent être directement convertis en étiquettes, envisager d'utiliser le modèles d'étiquettes et publipostage fonction Microsoft Word pour générer des étiquettes. Étiquettes créées dans MS Word peuvent contenir des données à partir d'une feuille de calcul Excel, puis imprimé sur des feuilles pré-coupées disponibles dans les magasins de fournitures de bureau.
Ouvrez votre feuille de calcul Excel et vérifiez que la première ligne contient têtes de colonne pour chaque catégorie (tels que Prénom, Nom, Adresse, etc.). Si aucun catégories sont énumérés dans la ligne 1, puis cliquez sur la première cellule (A1) et sélectionnez "Rangée" sous "Insérer" dans la barre de menu du haut et entrez un nom de catégorie pour chaque colonne.
Trier vos données, si vous le souhaitez, en sélectionnant le diamant dans le coin supérieur gauche de votre feuille de calcul (ou choisissez "Tout Sélectionner" sous "Éditer" dans la barre de menu du haut), sélectionnez "Genre" sous "Outils" dans la barre de menu du haut. Spécifiez que la feuille a une tête de rang en sélectionnant cette option dans la boîte de dialogue BOX- sélectionner les critères de tri en utilisant des menus déroulants et cliquez sur le "OK" bouton.
Enregistrer la dernière version de la feuille de calcul en sélectionnant "Sauvegarder" sous "Fichier" dans la barre de menu du haut.
Ouvrez un nouveau document vierge dans Microsoft Word et sélectionnez "Étiquettes" sous "Outils dans la barre de menu du haut. Remarque: dans Microsoft Word 2007, cette fonction est sous la "Mailing" onglet.
Cliquez sur le "Options" bouton dans la "Étiquette" section et choisissez votre format d'étiquette selon le fabricant de l'étiquette et le numéro de produit. Remarque: la boîte de dialogue affiche un résumé de la description de l'étiquette pour le label mis en évidence (par exemple, type d'étiquette, la taille de l'étiquette et de la taille de page) de sorte que vous pouvez sélectionner une configuration de l'étiquette, si désiré.
Cliquez sur le "OK" bouton pour revenir à l'étiquette principale set-up fenêtre. Sélectionnez l'option, "Seule étiquette" en vertu de la section, "Nombre d'étiquettes" de préciser que chaque enregistrement sera placé sur une étiquette (au lieu de toutes les étiquettes ayant la même information).
Cliquez sur le "Fusion des données" bouton et vérifier qu'un "Gestionnaire de fusion de données" barre d'outils est affichée avec un nouveau document.
Sélectionner "Open Source de données" dans la barre d'outils Gestionnaire de fusion de données, sous "La Source De Données."
Sélectionnez la feuille de calcul Excel mis à jour à l'étape 3 et cliquez sur le "Ouvert" bouton.
Sélectionnez l'onglet de feuille de calcul à partir du menu déroulant dans le cadre du "Ouvrir le document dans le classeur" section et cliquez sur le "OK" bouton pour ouvrir une "Modifier les étiquettes" Assistant.
Cliquez sur le "Insérer champ de fusion" bouton et sélectionnez la catégorie souhaitée dans la feuille de calcul (identifié à l'étape 1). Si vous le souhaitez, appuyez sur la "Espace" touche pour insérer un espace entre les catégories (par exemple entre Prénom et Nom) et les informations de type standard supplémentaire (comme une virgule entre la ville et l'État, ou le "Entrer" clé pour un saut de ligne). Répétez cette étape pour insérer chaque catégorie comme un champ, puis appuyez sur la "OK" bouton pour fermer l'assistant Modifier le libellé.
Sélectionnez le "Fusionner avec un nouveau document" bouton sous la "Fusionner" section de la fusion de données Gestionnaire de boîte à outils pour créer un nouveau document contenant les informations feuille de calcul Excel que les étiquettes.
Enregistrez le nouveau document contenant des pages d'étiquettes en sélectionnant "Enregistrer Sous" sous "Fichier" dans la barre de menu du haut et tapez le nom du document souhaité dans le champ avant de cliquer sur le "Sauvegarder" bouton.
Insérez les feuilles d'étiquettes dans le bac à papier de l'imprimante, si désiré, et sélectionnez la fonction d'impression pour imprimer les étiquettes (la fonction d'impression est accessible en sélectionnant "Imprimer" sous "Fichier" dans la barre de menu du haut).