Choisissez un programme de traitement de texte dans lequel à taper le mémo. Vous pouvez taper un mémo directement dans un nouveau message électronique, mais l'enregistrer sous forme de document permet de créer un dossier de la note et le rend facile à distribuer et redistribuer si nécessaire.
Choisissez un modèle à utiliser le cas échéant. Certains programmes de traitement de texte offrira la possibilité de choisir un modèle de mémo. Pour accéder à ce modèle, vous souhaitez généralement cliquez sur "Fichier" et puis "Nouveau document." De là, vous pouvez choisir "Note" que la tâche de votre nouveau document et choisir un modèle si les options sont disponibles.
Tapez l'en-tête de votre mémo. L'en-tête comporte plusieurs sections. Chaque section doit être tapé un sous l'autre. La première section est "Date de." Après avoir tapé le nom de section, tapez deux points et la date de la note de service est d'être distribué. Par exemple, tapez "Date: Le 12 Décembre 2010." La section suivante est "À" et cela devrait inclure le département le mémo est distribué ou chaque personne qui doit recevoir la note de service. Sous "Pour," type "À partir de" puis inscrire votre nom ou le département le mémo est originaire. La dernière section est commune "Objet." Choisissez un sujet concis qui résume l'objet de la note de service, tels que "Nouvelle méthode de formation de vente."
Expliquez quel est le but de la note est en aussi peu de mots que possible dans le premier paragraphe. Cette section devrait expliquer qui, quoi, quand, où et pourquoi. Par exemple, "Tous les gestionnaires sont censés mettre en œuvre la nouvelle méthode de formation à la vente à la fin de cette semaine. Inscrivez-vous pour un temps de formation à utiliser la salle B de former tout le personnel de vente à temps pour le lancement de notre nouvelle gamme de produits mercredi prochain."
Donnez un bref résumé du contenu de la note dans le paragraphe suivant. Par exemple, en utilisant l'exemple ci-dessus, si votre mémo décrivait la nouvelle méthode de formation à la vente, votre résumé comprendra un aperçu de la méthode, comme la liste des différents composants sans entrer dans les détails.
Tapez plusieurs paragraphes qui décrivent le but de la note de service en détail. Ceci est le "Discussion" section. Par exemple, votre section de discussion pourrait expliquer chaque composante de la nouvelle méthode de formation à la vente en détail. Votre structure de la phrase doit être économique, mais vous devez inclure suffisamment de détails que tout le monde qui a reçu le mémo comprendre le nouveau processus.
Tapez un appel à l'action, le cas échéant, dans le dernier paragraphe. L'appel à l'action est d'expliquer quelles mesures doivent être prises prochaine par les bénéficiaires de la note de service. Certaines notes sont destinées simplement d'informer et se terminera avec le "Discussion" section. L'appel à l'action pour l'exemple ci-dessus serait expliquant aux gestionnaires comment réserver Formation Salle B et la date et l'heure exacte dont ils ont besoin pour ce faire par. Le paragraphe devrait également inclure où les bénéficiaires de mémo peuvent aller pour plus de détails.