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Comment rédiger une politique de dépenses en capital

Quand une entreprise achète des machines, des véhicules, des logiciels ou autres éléments qui sont considérées comme des actifs en raison de leur facilité d'utilisation à long terme, ceux-ci sont considérés comme des dépenses en capital. En raison du coût important, la plupart des entreprises prévoient à l'avance pour ces purchases- mais quand machines tombe en panne ou nouvelle technologie représente une opportunité pour une entreprise de rationaliser les processus, de dépenser de grosses sommes d'argent doivent être mis en balance l'utilité de l'achat. Pour créer une politique concernant ces dépenses, la gestion doit examiner l'histoire des dépenses de l'entreprise et de tirer des conclusions en conséquence.


Sommaire

Instructions

  1. Examiner les dossiers comptables passées pour déterminer les schémas de dépenses en biens d'équipement et d'estimer les dépenses imprévues dues annuelle de remplacement de matériel.

  2. Mettre en place un modèle de budget qui inclut l'expérience passée et les dépenses prévues. Estimer le pourcentage des dépenses en immobilisations imprévues et inclure une provision pour ces articles.

  3. Déterminer comment les décisions concernant les dépenses imprévues ont été faites dans le passé et de noter comment les décisions réussies ont été formulées.

  4. Écrire des procédures pour identifier les dépenses en immobilisations qui iront dans le budget, y compris les RFP (demande de proposition) modèles, exigences relatives aux offres, conditions de paiement, la documentation des besoins et une liste des examens et approbations qui doivent avoir lieu avant d'inclure l'élément de coût dans le budget.

  5. Ecrire une liste d'action couvrant la façon dont les décisions doivent être prises sur les dépenses imprévues. La diligence raisonnable appliqué aux dépenses prévues au budget devrait être inclus, plus un système pour comparer les dépenses prévues avec les hypothèses de recettes et d'évaluer le niveau de risque associé à dépenser cet argent.

  6. Organisez votre politique avec une introduction précisant les objectifs de la politique, une section portant sur les dépenses en immobilisations prévues et le processus de leur inclusion dans le budget, une section sur les dépenses en immobilisations imprévues et comment ils devraient être évalués, et une politique pour déterminer le montant de provision pour des dépenses en immobilisations imprévues qui doivent être inclus dans le budget annuel.




Conseils & Avertissements








  • Une politique est seulement aussi bon que son application. Pendant le processus de création de votre politique, exiger de tous les gestionnaires qui peuvent être touchées à participer activement à sa formulation et obtenir les approbations écrites sur chaque élément majeur de la politique.
  • Soyez prêt à modifier votre nouvelle politique que des occasions se présentent. Contrôler le risque de faire des dépenses en immobilisations imprévues implique un service de comptabilité solide et souple qui peut fournir des informations financières précises à la notification d'un moment.

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