Créer une feuille de calcul électronique ou autre document où les données des programmes de traitement des plaintes des clients peuvent être enregistrés. Nommez ce fichier de l'ordinateur "Plaintes des clients" ou un titre similaire et enregistrez-le dans un endroit sûr sur votre ordinateur. Un exemple de logiciel de tableur qui peut être utilisé est Microsoft Excel, ce qui permet pour le filtrage et le tri des données saisies.
Gardez une trace de questions importantes qui se rapportent à votre programme de traitement des plaintes des clients en regroupant les données du programme et en entrant dans votre feuille de calcul. Des exemples de questions qui doivent être mis à jour et surveillés sur une base régulière comprennent les causes de plaintes de clients, qui déposent des clients le plus de plaintes, combien de fois ils sont déposés ainsi que la rapidité et si les problèmes sont résolus.
Trier les données du programme de traitement des plaintes de clients dans votre feuille de calcul de sorte qu'il peut être vu d'une manière claire et organisée. Catégoriser les différents types de plaintes pour voir quelles questions doivent être abordées le plus. Trier la valeur en dollars de toutes les transactions monétaires qui ont abouti à une plainte d'un client.
Élaborer des politiques qui traitent les plaintes non résolues des clients et décident de ce client des techniques de rétention que vous allez utiliser. Offrant des rabais spéciaux de clients, des articles gratuits, ou d'autres one-time-offre pour sauver une relation client sont autant d'exemples de façons plaintes non résolues peuvent être manipulés.
Obtenir de la rétroaction de la clientèle des programmes de traitement des plaintes des clients des deux clients satisfaits et insatisfaits. Cela devrait être fait par un membre de la direction depuis les problèmes non résolus seront souvent impliqués. Obtenir la rétroaction des clients sur votre programme, cependant, est une bonne mesure à prendre pour améliorer votre programme de plaintes des clients.
Intégrer un logiciel de traitement des plaintes de clients qui vous permettra de suivre et d'organiser ainsi que de régler les plaintes. Ces outils permettent de permettre aux représentants de l'entreprise les outils dont ils ont besoin pour gérer les problèmes de traitement des plaintes. Les exemples incluent Everest plaintes des clients de gestion par logiciel Lynk et plaintes des clients le logiciel de Master Control.