Commencez avec les chiffres. Presque tous les rapports annuels de centre autour des données financières, même dans les organismes sans but lucratif. Rencontre avec les conseillers financiers et / ou comptables de votre organisation pour évaluer la performance financière de l'année écoulée, et de déterminer quelles sont les informations à inclure dans le rapport de cette année. La situation financière de votre organisation permettra de guider votre choix du thème et l'aspect pour le rapport annuel.
Notez que le contenu exact du rapport financier varie en fonction de la taille de l'organisation, le modèle d'affaires et à but lucratif / statut à but non lucratif. Vérifiez auprès de conseillers financiers et juridiques pour confirmer que les éléments suivants pour inclure:
Compte de résultat --- la déclaration de base de la stabilité financière de l'organisation. Il détaille les sources d'argent, les dépenses et le bénéfice net ou la perte pour l'année.
Bilan --- fournit une vue d'ensemble de la situation financière de l'organisation. Il répertorie à la fois les actifs et passifs (montants dus) de l'organisation. Dans les organisations à but lucratif, le bilan comprendra un état des capitaux propres. Cela met essentiellement un numéro sur la valeur des actionnaires en soustrayant les dettes des avoirs.
FLUX DE TRESORERIE --- rapports sur comment les fonds par le biais de l'organisation et comment beaucoup d'argent comptant est à portée de main.
Risques --- un résumé des risques d'exploitation de l'organisation fait face ou pourrait avoir à faire face dans l'avenir.
Remarques --- comprend des explications sur les pratiques comptables de l'organisation, explique toute exception à la pratique générale de la comptabilité et décrit comment l'information financière a été recueillie.
Les sociétés cotées en bourse doivent inclure un rapport de la haute direction confirmant que les contrôles comptables internes répondent aux exigences de la Loi Sarbanes-Oxley.
Faites un budget. Utilisez les coûts dans le rapport de l'année précédente, si disponible, comme un point de départ. Ensuite, pensez à vos besoins actuels. Demandez, vous obligera la photographie professionnelle? Aide à la rédaction? Voulez-vous imprimer et envoyer le rapport et / ou les poster sur un site Web? Quelle aide technique aurez-vous besoin? Combien de volonté impression et le coût d'affranchissement?
Choisir un ton et le thème pour le contenu et la conception du rapport annuel. L'organisation n'a bien faire? Ensuite, pour planifier un ton optimiste et un design lumineux et coloré. Si l'organisation fait face à des défis ou a résisté à une tempête, un ton sobre et design noir et blanc font plus de sens.
Planifiez votre contenu. Passez en revue les activités de l'année. Lire le biais de bulletins récents, communiqués de presse et couverture des nouvelles. Quelles ont été les réalisations et les étapes clés? Qui étaient les artistes élevés et faiseurs de différence? Utilisez vos réponses pour élaborer un plan de contenu pour le rapport annuel.
Commencez par le haut. Commencez le rapport annuel d'une lettre ou d'une colonne d'un leader de l'organisation (de président du conseil, président ou directeur exécutif). Le message de l'exécutif devrait donner un aperçu des activités et des réalisations de l'année. Il doit également résumer la performance financière en termes d'un lecteur générale peut comprendre.
Vous citez. Inclure la reconnaissance pour le leadership et les membres clés du personnel dans les organisations à but lucratif, ou des donateurs et des bénévoles sans but lucratif.
Examinez votre plan avec la direction. Soyez sûr d'obtenir buy-in sur le budget, le ton et l'apparence. En particulier, assurez-vous que la présentation de l'information financière se réunit avec l'approbation de la direction. Rappelez-vous que la direction voudra probablement signer sur le contenu final et la conception avant la publication et de la distribution.
Produire le rapport. Si votre organisation n'a pas écrivains, photographes et designers, vous pourriez avoir besoin pour faire le travail vous-même ou trouver des bénévoles. entreprises de communication de marketing et pigistes professionnels sont également des sources d'aide. Si vous prévoyez d'imprimer et envoyer le rapport, obtenir des devis de plusieurs imprimantes et des maisons de publipostage. Ceux-ci peuvent être en mesure d'aider à la conception du rapport annuel ainsi.