Pour être vraiment officielle, un rapport doit être écrit par une organisation dont l'objectif est le sujet du rapport ou par un individu ou une organisation accordé l'accès à l'information sur le sujet par l'organisation- en plus, le rapport doit avoir l'aval de l'organisation. Par exemple, un rapport officiel sur les Jeux olympiques pourrait provenir soit du Comité international olympique ou d'une fondation qui a été donné l'autorisation par le Comité pour le faire. Ce qui le rend officielle est la proximité de l'écrivain à la source de l'information et de l'approbation du rapport d'une organisation.
Recueillir les informations nécessaires à la rédaction du rapport à travers des interviews, des livres blancs, des articles, et des dossiers de l'entreprise. Si le travail et l'écriture pour l'organisation approuvant, cela devrait vous causer moins de problèmes que si vous représentez une autre organisation et cherchez approbation.
Commencez votre rapport officiel avec une introduction, y compris une déclaration sur le sujet traité, pourquoi le rapport a été rédigé et un résumé des informations fournies dans les pages suivantes.
Présenter les informations les plus importantes sur le premier sujet, et d'utiliser les rubriques appropriées dans le corps du rapport pour guider votre lecteur.
Citer toutes les sources consultées pour établir la crédibilité et, si nécessaire, l'association avec l'organisation approuvant.
Relisez attentivement votre rapport officiel avant de partager un projet avec l'organisation qui doit en approuver le contenu.
Apportez toutes les modifications demandées par l'organisation et, si possible, demandez à utiliser son logo sur la page de couverture. Si vous écrivez pour l'organisation approuvant, utiliser le logo de l'entreprise au moins une fois et de son droit d'auteur sur le fond de chaque page de la version finale.