Connaître à l'avance les milieux éducatifs et de travail des participants à la réunion. Cela vous permet de savoir combien de la rubrique que vous avez besoin d'expliquer. Par exemple, imaginez que vous êtes la rédaction d'un rapport sur le nombre d'accidents à certaines intersections de la ville qui sera présenté à la prochaine réunion du comité de circulation. Si trois des cinq membres du comité ont une formation en application de la loi, vous ne serez pas besoin d'expliquer des phrases comme "la navigation sur un tour."
Rappelez-vous l'école secondaire des conseils votre anglais de l'enseignant: Ne pas essayer d'aborder l'univers. Ecrire sur un segment plus petit de votre sujet principal. Il rend votre rapport plus facile à comprendre. Par exemple, "la sécurité des piétons" peut être le sujet principal d'un rapport d'étude de la circulation, mais votre rapport est limité à une partie de ce sujet - l'amélioration de la sécurité à deux intersections.
Assurez-vous de fournir suffisamment de contexte dans votre introduction et la conclusion. Que les participants réunis aide à comprendre l'importance de vos propositions. Par exemple, si votre rapport recommande l'embauche d'agents de police auxiliaires pour travailler dans la cour municipale, votre introduction expliquerait long de l'année les luttes de la municipalité pour compenser les augmentations des heures supplémentaires versées aux agents de police. La conclusion serait réitérer quoi cette proposition est juste un des nombreux qui peuvent aider les trous de fiche municipalité dans son budget.
Que le titre du rapport suggèrent que la réunion a été programmée pour résoudre des problèmes ou de fournir des informations. Par exemple, si un gestionnaire a appelé la réunion pour informer les membres de l'équipe que les ventes de la dernière trimestre ont augmenté, votre titre pourrait être, "Les ventes du troisième trimestre: l'impact des procédures de service clientèle Nouvelles."
Les rapports sont généralement destinées à influencer les actions de quelqu'un. Mentionner les évaluations que vous attendez - et de qui. Par exemple, le rapport d'un directeur d'école sur une augmentation des scores des élèves aux tests peut recommander au Conseil d'approuver une résolution qui transforme un programme d'étude pilote dans un poste permanent.