Comment fusionner Word et Excel utilisant une lettre de forme

Entrez vos données dans Microsoft Excel. Placez chaque morceau de données dans sa propre colonne spécialement désigné. Par exemple, pour une lettre que vous avez le plus susceptible d'enregistrer une liste de noms et adresses postales, afin de nommer les colonnes "Prénom," "Nom De Famille," "Adresse 1," Adresse 2," "Ville," "État," et "Code Postal." Ajouter des colonnes comme bon vous semble. Entrez les données correspondantes pour chaque personne sur votre liste.

Enregistrez et fermez le fichier Microsoft Excel lorsque vous avez fini d'ajouter des données. Aller à Microsoft Word.

Cliquez "Mailings" ou "Outils" sur le menu principal dans Word (selon votre version). Sélectionner "Lancer Fusion et publipostage."

Choisir "Courrier" de la liste des options.

Composez votre lettre (également appelé "Document principal") Dans le document vierge que vous avez ouvert. Pour formater votre lettre dans un style formel, placez votre adresse suivie de la date tout en haut, puis le nom et l'adresse destinataire (laisser un espace réservé ici pour le moment), l'accueil ("Chers Messieurs & Madames") Suivante, tapez le message sous cette, et puis finalement écrire votre fermeture ("Sincèrement"). Nommez et enregistrez votre lettre dans Word. Le garder ouvert.

Cliquez "Sélectionner les destinataires," "Open Data" ou une option similaire à partir de votre "Publipostage" barre d'outils. Choisir "Utilisez liste existante" parmi les options.

Sélectionner ".xls" du "Fichiers de type" Dans la liste déroulante dans le "Sélectionnez la source de données" boite de dialogue. Trouver le fichier Excel que vous avez enregistré à l'étape 2 et cliquez "Ouvrir." Choisissez la feuille de calcul où vous avez entré les données de la boîte de dialogue puis cliquez sur "D'ACCORD."

Retour à votre document principal (la lettre). Cliquez "Insérer champ de fusion" du "Publipostage" barre d'outils. Vous voyez une liste de toutes les colonnes que vous avez créé dans votre fichier de données Microsoft Excel (ceux-ci sont maintenant appelés "des champs" dans Word).

Sélectionnez le "Prénom" premier champ. Une phrase de référence (lt;gt;) apparaît dans votre document. Placez la phrase où il devrait être dans votre lettre (comme une partie de l'adresse du destinataire et, éventuellement, la salutation ainsi). Maintenant, toutes les occurrences de prénoms sur votre liste de données apparaîtront dans cette zone de votre lettre. Répétez cette action pour l'ensemble de vos noms de champ.

Cliquez "Finition & Fusionner" du "Publipostage" barre d'outils et choisissez "Éditer des documents individuels." Sélectionnez les enregistrements de votre feuille de données que vous souhaitez fusionner et cliquez sur "D'ACCORD." Toutes vos lettres, avec les informations de données intégrée, apparaissent à l'écran.

Modifier votre liste de destinataires soit en cliquant sur "Modifier la liste des destinataires" sur "Publipostage" la barre d'outils ou en modifiant le document de données dans Microsoft Excel.