Plutôt que d'écrire sur l'enveloppe après enveloppe à la main dans Word 2013, mettre en place un modèle d'enveloppe contenant votre adresse de retour et de charger une feuille de calcul Excel contenant les adresses que vous souhaitez utiliser. Avec seulement quelques étapes pour importer les données, Word produit une enveloppe pour chaque destinataire sur votre liste de diffusion.
Étape 1:Presse "Enveloppes" sur l'onglet Publipostage dans Word pour démarrer un nouveau projet d'enveloppe. Entrez votre adresse de retour si vous souhaitez utiliser un, mais laisser l'adresse de livraison vierge.
Étape 2:Presse "Options" et définir la taille de l'enveloppe sur l'onglet Options d'enveloppe. Les options comprennent également les paramètres de police et les paramètres de marge. Parole sélectionne automatiquement une direction pour alimenter les enveloppes en fonction de votre modèle d'imprimante, mais si vous avez besoin de changer l'alimentation, ouvrez l'onglet Options d'impression.
Etape 3:Cliquez "Ajouter à Documentez" pour créer le modèle d'enveloppe. Si vous avez entré une nouvelle adresse de retour, choisir de le définir comme la valeur par défaut pour une utilisation ultérieure.
Etape 4:Placez le curseur dans la zone de texte de l'adresse de livraison dans la moitié inférieure de l'enveloppe. Vous ne pouvez pas voir la boîte jusqu'à ce que vous cliquez dessus, mais un seul clic n'importe où dans la zone active correctement. Presse "Sélectionner les destinataires" sur l'onglet Publipostage et choisissez "Utilisez une liste existante" pour charger votre fichier Excel et commencer une publipostage. Si vous avez suivi les instructions jusqu'ici, vous faites pas besoin de cliquer sur le "Démarrer publipostage" Touche à tout moment.
Etape 5:Choisissez qui tableur ou une table dans le classeur Excel contient vos adresses si le fichier a plusieurs options. Choisissez si la rangée supérieure contient les en-têtes, comme "Nom" et "Adresse," et appuyez sur "D'ACCORD."
Etape 6:Cliquez "Adresse Block" de mettre en place la façon dont les adresses figurent sur les enveloppes. Choisissez les options de formatage sur le côté gauche de la fenêtre pour ajuster l'aperçu. Si l'aperçu est manquant d'informations à partir de votre fichier Excel, appuyez sur "Faire correspondre les champs" d'attribuer des parties de chaque adresse à des colonnes spécifiques dans la feuille de calcul.
Parole est apte à interpréter les données d'adresse dans Excel, même si vous ne le diviser en "Ville," "État," "Code Postal" et d'autres colonnes. Entre la détection automatique de Word et les options Correspondance des champs, vous aurez généralement pas besoin de modifier le fichier Excel pour le faire fonctionner dans Word.
Etape 7:Presse "Aperçu des résultats" pour voir un échantillon de la première enveloppe, et utilisez les flèches ou "Trouver bénéficiaire" boutons de la Aperçu des résultats section pour vérifier les autres enveloppes. Vous ne devez regarder chaque entrée avant l'impression - assurez-vous juste le format général ressemble à droite. Cliquez sur le "Finition & Fusionner" bouton et choisissez "Imprimez des documents" imprimer. Si vous préférez enregistrer la disposition de l'enveloppe, adresses inclus, choisissez "Éditer des documents individuels."
Etape 8:Sélectionner "Tous" d'imprimer une enveloppe pour chaque adresse, ou spécifier une plage d'entrées, dans l'ordre de votre liste Excel. Choisir "Enregistrement en cours" d'imprimer une enveloppe sur l'écran.