Dès qu'un employeur a leur premier contact avec un employé éventuel, à travers le temps de cessation d'emploi, il est important que les documents écrits relatifs à l'employé être conservés dans un dossier personnel employé sous le nom de chaque employé. Ces fichiers de l'emploi, si elle est maintenue correctement, peuvent potentiellement servir à protéger l'employeur de l'obligation future de l'emploi et du droit du travail violations, telles que le licenciement abusif ou de discrimination en matière d'emploi.
Comprendre pourquoi vous devez conserver les fichiers personnels des employés. Ceci est le bilan de ce qui a eu lieu dans le lieu de travail de l'entreprise et de l'employé. Les registres tenus dans le dossier personnel peuvent servir à protéger l'employeur dans les procédures judiciaires futures et aider à dissiper les malentendus qui peuvent se produire sur les questions politiques, la rémunération et les questions relatives aux avantages, devoirs et responsabilités professionnelles, les mesures disciplinaires ou correctives, et les griefs.
Donc, ce qui devrait aller dans un dossier personnel de l'employé? Les documents et les dossiers suivants doivent être maintenues par des professionnels des ressources humaines, ou les gestionnaires, sur chaque employé.
- Description de l'offre
- Demande d'emploi
- Offre d'emploi
- Formulaire IRS W-4
- Reçu pour manuel de l'employé (souvent une bonne idée de garder une copie du manuel lui-même, surtout quand il est susceptible de changer de temps en temps. De cette façon, tout le monde sait ce que les termes du manuel l'employé a signé pour étaient.)
- Toutes les évaluations de rendement donnés
- Avantages du personnel signent-up formes
- Récompenses
- Les plaintes et les compliments reçus à propos de l'employé
- Actions ou des avertissements disciplinaires
- Les feuilles de présence
Il est recommandé que chaque type d'enregistrement différent a son propre onglet. Les dossiers médicaux et les formulaires d'immigration doivent être conservés dans des fichiers séparés. Puisque vous ne pouvez pas prendre des décisions d'emploi fondées sur le statut d'immigration d'une personne, en supposant qu'ils ont le droit de travailler aux États-Unis, et le gouvernement fédéral a le droit d'examiner la I-9, il est probablement préférable de les maintenir séparés. En outre, en ce qui concerne les dossiers médicaux, les Americans with Disabilities Act (ADA) contient des règles très strictes en ce qui concerne la vie privée et l'accès à poster les dossiers médicaux de l'offre, il est donc nécessaire de les maintenir dans un fichier séparé et déposer armoire avec limitée l'accès. L'ADA limites divulgation de renseignements dans ces dossiers à des superviseurs, pour autant que l'employé a des limites nécessaires sur leurs fonctions ou ont besoin d'Près secouristes en cas de soins- médicaux d'urgence et les représentants du gouvernement et de l'assurance dans des circonstances limitées.
Il est important que des informations incorrectes dans le dossier personnel de l'employé être corrigée immédiatement après notification par la société que l'information est incorrecte.
les dossiers personnels des employés doivent être enfermés et disponible uniquement aux personnes qui ont un besoin légitime d'avoir accès au dossier. Un gestionnaire ou superviseur de première ligne peuvent avoir besoin pour prendre des décisions concernant les promotions et les mesures disciplinaires. Si quelqu'un sans une entreprise légitime besoin d'accéder au fichier veut le voir, ils ont besoin d'une citation à comparaître valide. Sinon, les droits de l'employé de la vie privée peuvent être violés.
En général, la loi ne vous oblige pas à divulguer à un employé ce qui est dans le dossier personnel de leurs employés sans une demande appropriée de l'employé. Il est probablement une meilleure pratique d'affaires, cependant, de garder les employés au courant de ce qui est dans leur dossier. De cette façon, vous ne disposez pas d'un employé marginal qui est surpris quand ils sont disciplinés ou résiliés. Les exceptions à cette règle générale sont les dispositions de la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Il vous oblige à informer les employés ou employés potentiels, si vous prenez une action défavorable fondée sur ce qui est contenu dans leur rapport de crédit.
Séparée de la question de l'avis aux employés de ce qui est dans leur dossier personnel est la question de l'accès. De nombreux États exigent que les employeurs de donner aux salariés et anciens salariés, l'accès à leur dossier personnel de l'employé. Il est important, en tant que propriétaire des ressources humaines professionnelles ou commerciales, que vous vous familiariser avec la loi de votre état à cet égard. En règle générale cependant, l'accès par l'employé doit être raisonnable et sous réserve d'un membre de la direction étant présent pour ne rien prendre ou changé. Certaines lois étatiques permettre à l'employé d'avoir des copies, si elles le font, demandez à quelqu'un de la société faire la copie. Il y aura souvent des limites de ce que l'employé peut voir dans leur dossier personnel. Si il ya des éléments sensibles comme les lettres de référence, les enquêtes criminelles, et d'autres informations qui pourraient violer les droits à la vie privée de quelqu'un d'autre, ils peuvent se voir refuser l'accès. Il est une bonne idée ici pour garder ces éléments sous un onglet séparé dans le dossier personnel de l'employé. Certaines lois étatiques peuvent permettre à l'employé de présenter des réfutations à des actions ou des évaluations disciplinaires.