Concilier inventaire avec les registres comptables consiste à prendre un inventaire physique et puis en comparant le montant de l'inventaire physique avec l'inventaire, tenues par les documents comptables. Un inventaire physique des articles de pharmacie exige également l'enregistrement des dates d'expiration des fournitures et des médicaments, qui ne peut plus être délivrés. La réconciliation requiert probablement des ajustements à les registres comptables de l'inventaire qui est perdus, endommagés, obsolètes ou ne sont plus utilisables. La méthode de la comptabilité d'inventaire doit également être envisagée. Conservation de registres d'inventaire permanent peuvent améliorer et les efforts de réconciliation de vitesse. Autres méthodes d'inventaire peuvent augmenter considérablement le travail nécessaire pour concilier les quantités physiques et comptables d'inventaire.
Comptez - physiquement à la main - tous les stocks de la pharmacie, y compris toutes les formes de médicaments et de fournitures, ainsi que le reste du contenu de bouteilles ou de récipients ouverts. Assurez-vous que l'inventaire physique des stocks reflète chaque médicament différente, par la force et aussi par la date d'expiration respective.
Vérifiez que les registres comptables sont ajustées pour tous les nouveaux achats et pour toutes les ventes et les décaissements. Calculer, par les documents comptables, le montant de chaque médicament, qui devrait se refléter dans l'inventaire physique. Dossiers de l'inventaire permanent des fins comptables comprennent des ajustements réguliers pour les ventes et les achats de nouveaux stocks, éliminant ainsi la nécessité de faire des ajustements de comptabilité distincte ou supplémentaires, afin de refléter la date réelle de l'inventaire physique est compté.
Vérifiez que la prise d'inventaire physique comprend également les dates d'achat pour les autres items d'inventaire et que les documents comptables ont été correctement ajustée pour l'inventaire effectivement vendu, lorsqu'il est autre que l'inventaire permanent des méthodes de tenue de registres sont utilisés. L'évaluation financière finale de l'inventaire restant doit refléter le coût réel des articles en stock particuliers qui restent effectivement dans l'inventaire physique.
Faire des ajustements appropriés à la fois le comptage physique et les registres comptables pour les articles périmés, obsolète, ou autre inutilisable, endommagés, perdus ou stocks invendables.
Comparez le décompte physique avec le montant record de comptabilité pour chaque médicament. Ceux-ci doivent être les mêmes, à l'intérieur d'une tolérance d'erreur acceptable.
Vérifiez que les deux l'inventaire physique et l'inventaire comptable ne comprennent que l'inventaire viable, qui est en fait disponible à la vente ou l'utilisation. Même si les types d'ajustements effectués pour chaque type d'inventaire sont différents, les quantités d'inventaire post-ajustement final - le décompte physique et la quantité des documents comptables - doivent correspondre.