Communication en milieu de travail est une tâche délicate. Vous devez pratiquer certaines formes de l'étiquette tout en accomplissant les tâches à accomplir. Il devient encore plus difficile lorsque plus de deux personnes sont impliquées dans le processus de communication. Cependant, en suivant certaines étapes, vous pouvez améliorer la communication à trois voies sur le tas.
Établir des paramètres pour la communication. Assurez-vous que toutes les parties concernées savent que toutes les formes de communication devraient être distribués à toutes les personnes impliquées dans une tâche de façon à garder tout le monde dans la boucle. Création des délais pour les réponses peut également aider à rationaliser le processus de communication.
Mettez tout par écrit. La meilleure façon de maintenir la communication entre les parties est de vous assurer que vous avez une copie écrite de ce qui transpire. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser le courriel pour la correspondance, chaque partie étant copié sur tous les e-mails. De cette façon, vous avez une copie numérique de tout ce qui est communiqué.
Prendre des notes. Si vous ne pouvez pas communiquer par courriel en raison des préférences des personnes concernées ou la nécessité d'un retour immédiat, de prendre des notes sur qui dit quoi et à quel moment de la conversation. Vous ne devez pas transcrire chaque mot de la conversation, mais ne prenez minutes de la réunion et les envoyer par courriel à toutes les parties impliquées. Cela donne à chacun un record claire de ce qui a été discuté et décidé, et vous donne un compte rendu officiel à se replier sur.
Enregistrer tout. Stockez tous vos e-mails et des notes pour référence future dans un dossier spécial sur votre ordinateur. En gardant la trace de cette information, vous aurez un accès rapide et facile à la conversation si vous ou un collègue besoin de clarification.
Suivi - toujours. Si une partie d'une correspondance est claire, ne pas avoir peur de poser des questions. Partagez vos questions avec toutes les parties concernées, car il pourrait aider les autres parties en répondant aux questions qu'ils pourraient avoir, ou inciter d'autres questions dans le processus, aider chacun à mieux comprendre le sujet à portée de main.