Format de document portable est un fichier sécurisé qui est facile d'envoyer par e-mail ou utiliser pour stocker les documents puisque la taille de fichier est compressé. documents PDF sont lus à l'aide d'Adobe Reader, qui est à télécharger (lien complet dans les ressources) gratuitement. Numérisation d'un document au format PDF nécessite l'utilisation d'un scanner et le programme qui crée le fichier PDF, Adobe Acrobat. Pour convertir de grandes quantités de documents au format PDF, des programmes supplémentaires sont plus efficaces, tels que Adobe Acrobat Capture.