Formater votre lettre comme une lettre d'affaires standard. Votre nom et votre adresse postale complète doivent apparaître en premier, suivie de la date à laquelle vous écrivez la lettre. Ensuite, écrire l'adresse du destinataire exactement comme spécifié dans le contrat. Si vous imprimez sur du papier qui comprend une adresse pré-imprimée, vous pouvez omettre votre adresse. Inclure une salutation comme "Chère Mary Smith" ou "Cher Smithco."
Etat que vous annulez votre contrat et de spécifier les services contractés. Si vous avez un numéro de membre ou d'un compte, inclure cette information. Indiquer la date à laquelle la résiliation du contrat est effective. Expliquez que vous annulez selon les termes de votre contrat et de la Cité du contrat lorsque cela est possible. Par exemple, vous pouvez dire "Je annule le contrat pour mon club de gymnastique, numéro de membre 4444. Selon le contrat, je fournis préavis de 30 jours, de sorte que le contrat prendra fin le (indiquer la date)."
Donner une raison pour résilier le contrat. Cette étape est facultative, sauf si le contrat précise que la raison doit être fournie. Cependant, il peut notamment enregistrer des questions plus tard. Restez calme et professionnelle. Alors que vous pouvez être malheureux avec le service vous annulez, il est préférable de dire "Je annule en raison de services insatisfaisants" plutôt que "Je annule parce que vous êtes tous une bande de menteurs."
frais d'adresses et des soldes impayés. Si vous annulez avant la date d'expiration du contrat et vous vous attendez à payer des frais de résiliation, de l'état que vous incluez un chèque pour le montant dû ou demander à être facturé. Veillez à indiquer le montant dû et, si un chèque, inclure le numéro de chèque. Si vous invoquez une non-exécution ou autre clause afin de mettre fin par anticipation sans frais, énoncer clairement vos raisons pour invoquer et la liste de toute la documentation de sauvegarde que vous fournissez à la lettre.
Merci de l'entreprise pour traiter votre cessation rapidement. Si la relation ne se termine pas mal, remercier la société pour sa période de Service- vous ne savez jamais quand vous pourriez vouloir faire des affaires encore.
Signez la lettre. Inclure votre nom complet et, si la signature au nom d'une société, le nom de l'entreprise et votre position là.
Indiquer tous les boîtiers ou les pièces jointes. Il suffit d'écrire le mot "boîtiers" une ligne en dessous de votre bloc de signature, puis la liste des noms des documents ci-joints.
Remarque copies de distribution. Si quelqu'un d'autre que le destinataire recevra la lettre, l'indiquer en notant "cc: (première initiale insert de la personne et le nom)." Si vous écrivez la lettre de résiliation du contrat pour le compte d'une entreprise, la liste "fichier" en tant que destinataire de la copie (et de déposer une copie de la lettre).