Une façon courante de distribuer des documents est de les transformer en Adobe Acrobat (aussi connu sous le PDF), puis les envoyer à des personnes qui ont besoin de les voir. Cela fonctionne bien cependant, il exige que la personne qui reçoit le courriel pour ouvrir le document avec Adobe Acrobat Reader (souvent appelée aussi Adobe, Acrobat ou Adobe Reader) avant qu'il puisse le lire.
Si vous utilisez Outlook 2007 (ou une version ultérieure), vous pouvez activer Adobe dans Outlook de sorte que vous pouvez prévisualiser des fichiers PDF sans quitter Outlook.