Comment gérer un budget de projet

Propriétaires de petites entreprises et les employés entreprennent souvent des projets d'envergure et de durée limitées qui les obligent à travailler dans un budget. Bien qu'il puisse sembler une tâche simple que de regarder l'argent que vous dépensez au cours d'un projet, plus les gens vous impliquez, plus votre budget peut devenir hors de contrôle. Utilisation des outils de planification et de suivi, vous augmentez les chances que votre projet se réunira son budget prévisionnel.


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Portée du projet

  • Dans de nombreux cas, un projet commence avec un objectif final, mais sans une feuille de route pour l'atteindre. Cela vous oblige à créer un plan de projet pour définir la portée du projet. Vous devez connaître l'exacte souhaitée outcome- un deadline- votre accès aux ressources, tels que le personnel, les entrepreneurs et l'équipement ainsi que le montant d'argent disponible pour le projet. Une fois que vous avez cette information, générer un plan, obtenir l'approbation et commencer à créer le budget. Un budget est non seulement le montant total d'argent que vous avez à dépenser. Il comprend comment et où vous allez utiliser les dollars. Si le plan est déjà terminée et votre travail consiste à gérer le budget, rencontrer le chef de projet d'en apprendre autant que possible sur le plan du projet.

Rencontre avec les intervenants clés

  • Le moyen le plus efficace pour répondre à un budget est d'estimer les dépenses au plus près de la réalité que possible. Dans certains cas, vous ne saurez pas ce que les choses coûtent jusqu'à ce que vous commencez à les ou jusqu'à ce que une ou plusieurs phases du projet sont terminées le prix. Pour le budget le plus précis possible, rencontrer les personnes impliquées dans le projet pour leur entrée en coûts. Rencontre avec les vendeurs, les fournisseurs et d'autres experts qui peuvent vous aider à prévoir les coûts dans les zones où vous ne disposez pas du personnel ou des collègues pour vous aider.

Créer un document Budget

  • En utilisant un simple tableur ou logiciel de gestion financière ou de gestion de projet robuste, créer un document budgétaire. Dressez la liste des catégories de dépenses, nombre de dépenses prévisibles et des dates, si vous voulez suivre les dépenses par chronologie. Considérez casser le budget dans les différents domaines fonctionnels de sorte que vous pouvez garder une trace des dépenses par des paramètres tels que les matériaux, la main-d'œuvre, de la commercialisation ou de l'équipement. Créez un document qui met à jour automatiquement les totaux que vous entrez les résultats réels. Par exemple, que vous entrez dans le coût du travail, le document devrait montrer combien vous avez dépensé sur le travail, combien vous avez à gauche, le pourcentage du budget que vous avez passé et où l'argent provenait si vous utilisez le travail de différents départements.

Créez un / Processus de dépenses d'achat

  • Un outil important pour la gestion des budgets de projet est un système d'achat ou l'achat. Cela nécessite les personnes qui travaillent sur votre projet pour obtenir une approbation préalable pour toute dépense qu'ils font. Vous ne pourriez avoir besoin pour ce dépenses sur un montant précis, qui vous donne la chance d'examiner les dépenses importantes pour déterminer si vous pourriez être en mesure de les acquérir à moindre coût ailleurs.

Dépenses de piste de différentes façons

  • Alors que le projet progresse, le suivi des dépenses dans une variété de façons. En plus d'examiner les dépenses totales, suivi des dépenses par secteur, tels que l'informatique, le marketing et le travail. Suivre non seulement les dépenses de dollars, mais aussi par des pourcentages. Cela vous permet de voir combien d'argent est laissé pour chaque zone, plutôt que de simplement combien vous avez dépensé. Restez en contact étroit avec votre comptable ou de suivre le calendrier des paiements. Vous pourriez découvrir que vous avez beaucoup d'argent dans votre compte, car les vendeurs ont prolongé de 60 ou 90 jours termes pour vous. Un examen du budget sur papier, cependant, peut montrer que vous avez passé beaucoup plus de votre allocation que le solde de votre banque actuelle indique.

Mettre à jour le budget

  • Comme le projet continue, garder à jour les numéros. Cela comprend la réduction de dollars budgétés pour les articles qui étaient moins que vous aviez prévu et l'augmentation des zones de budget pour couvrir plus élevé que prévu des dépenses. Réglez le budget pour les changements prévus dans les dépenses plutôt que d'attendre pour les factures réelles pour arriver. Tenir une réunion de budget hebdomadaire court avec ou demander une mise à jour hebdomadaire de toutes vos parties prenantes continuellement affiner le budget pour une précision accrue.

Plan de flexibilité

  • Peu importe comment dur vous essayez, vous ne serez pas en mesure de prévoir les dépenses avec 100 pour cent de précision. Si possible, ne pas affecter le montant de la totalité du budget au début du projet. Laissez un coussin que vous pouvez utiliser pour faire des achats imprévus ou de payer pour des services supplémentaires. Pensez à laisser 10 à 15 pour cent de votre budget non affecté à utiliser pour les dépassements de coûts ou des opportunités potentielles. Si une zone de votre projet est en deçà du budget, ne pas passer automatiquement de l'argent à un autre domaine, car il est disponible. Mettez de l'argent non dépensé dans le fonds d'amortissement à utiliser de manière proactive plutôt que réactive.

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