Comment procéder à une vérification du département d'achat

Le service des achats dans la plupart des organisations est essentielle, car elle représente un grand pourcentage des dépenses totales pour l'ensemble de l'organisation et parce qu'il garde l'organisation fourni avec les biens et services dont il a besoin pour fonctionner. Le coût de l'inefficacité et / ou processus défectueux peut être très élevé car ils auront un impact sur l'ensemble de l'organisation. La fonction d'achat peut également être particulièrement vulnérables à la fraude car elle implique les décaissements. Les audits opérationnels du département d'achat peuvent aider à éliminer les déchets, l'inefficacité et la fraude ainsi ajouter de la valeur à la ligne de fond de l'organisation.

Instructions

  1. 1

    Adopter une approche d'évaluation des risques pour les fonctions de direction des achats au lieu de tenter de vérifier toutes les fonctions sur une base annuelle. Identifier les fonctions du département d'achat et d'évaluer les risques associés à chacun. Utilisation d'une évaluation des risques est cruciale, car elle place les ressources de vérification interne limitées dans les domaines où ils sont le plus nécessaires.

  2. 2

    Évaluer la structure de contrôle interne de la direction des achats. Utilisez le cadre COSO intégré pour l'évaluation. Ce modèle aidera à mettre des contrôles en perspective et aider à relier des contrôles spécifiques avec des activités commerciales particulières.




  3. 3

    Effectuer des tests de ces contrôles liés aux activités à haut risque en cours de vérification. Obtenir ou préparer processus cartes des contrôles en cours de test et d'effectuer une promenade-travers de chacun de ces contrôles afin de vérifier comment ils fonctionnent. Sélectionnez un échantillon de données pour les activités en cours d'audit et de test pour la conformité avec les contrôles liés.

  4. 4



    Analyser les résultats des tests de contrôle pour identifier les faiblesses ou les défaillances de contrôle. La gestion devrait être mis au courant de ces types de situations afin que des mesures correctives puissent être prises dès que possible.

  5. 5


    Effectuer des tests de fond sur les données détaillées pour les activités en cours de vérification. Ces tests devraient inclure des procédures analytiques ainsi que la documentation de la source de test. Depuis départements achat initiateurs décaissements fraude est une grande préoccupation, les auditeurs doivent chercher des indicateurs et / ou anomalies fraude dans les données dans le cadre des procédures analytiques.

  6. 6

    Conduire une conférence de sortie avec les chefs de service d'achat. Fournir une liste des conclusions et des questions qui doivent être résolues et recommandations sur la façon de les résoudre. Si la fraude est trouvé, il doit être signalé à la haute direction à l'extérieur du service des achats. Fournir les chefs de service d'achat une occasion de présenter des informations et / ou des preuves supplémentaires qui pourraient modifier les résultats de l'audit et de fournir un plan de mesures correctives pour résoudre les problèmes restants constatation et vérification.

  7. 7

    Rédiger le rapport d'audit au niveau approprié de gestion et / ou le conseil d'administration. Inclure le plan d'action corrective des chefs de service d'achat dans le rapport.

» » » » Comment procéder à une vérification du département d'achat